Als Public-Health-Institut setzen wir uns aktiv für die Gesundheit der Bevölkerung in Deutschland ein. Daran arbeiten und forschen im Robert Koch-Institut jeden Tag gemeinsam 1.500 Menschen aus über 52 Nationen.

Unser Team ZV 2.1 „Rechnungsstelle“ freut sich auf Ihre Bewerbung!

Verwaltungsmitarbeiterin / Verwaltungsmitarbeiter

in der Rechnungsstelle (d/m/w)

• Arbeitsbeginn nächstmöglich
• Befristung unbefristet
• Standort Berlin
• Bewerbungsfrist 04.05.2025
• Vergütung bis E 6 TVöD
• Referenznummer 1279954 | 049/25

Aufgaben

Bearbeitung von Einnahme- und Ausgaberechnungen:

• Prüfung und Bearbeitung von Geschäftsvorfällen unter Berücksichtigung geltender Vorschriften und Richtlinien
• Kontrolle und Bewertung der Buchungsbelege auf Vollständigkeit und Richtigkeit
• Abschlussprüfung und Vorbereitung der Zahlungen zur Sicherstellung der Zahlungsfreigabe
• Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit von Rechnungen
• Mahnwesen
• Validierung und Eingabe von Buchungsdaten im Enterprise Resource Planning-System MACH
• Anlagenbuchhaltung und Inventarisierung
• Kommunikation und Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern zu buchhaltungs- und abrechnungsrelevanten Themen

Profil

Formale Voraussetzungen

• eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/​‑r oder Fachangestellte/​‑r für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Ausbildung

Bei ausländischen Bildungsqualifikationen benötigen wir einen Nachweis über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss.

Kenntnisse und Erfahrungen

• im Rechnungswesen
• der Kameralistik, der einschlägigen Bestimmungen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens und des Umsatzsteuergesetzes
• mit einem IT‑gestützten ERP-System (MACH o. ä.) als Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen-Vorsystem
• sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Programmen
• in der Arbeit mit digitalen Dokumentenmanagementsystemen
• Sprachkenntnisse (CEFR-Niveau): Deutsch bis C1, Englisch Grundkenntnisse

Wünschenswert

• Erfahrungen in der Finanzbuchhaltung der öffentlichen Hand
• einschlägige Kenntnisse der BHO und des Haushaltsgrundsätzegesetzes

Persönliche Kompetenzen

• Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit mit eigenständiger Kontrolle und Korrektur von Aufgaben
• Selbständigkeit unter Beschaffung aller für die Bearbeitung einer Aufgabe nötigen Informationen mit eigenständiger Kontrolle und Korrektur von Aufgaben
• Belastbarkeit mit ständigem Überblick über die eigenen Aufgaben
• Teamfähigkeit für ein gemeinsames Ergebnis
• Serviceorientierung durch schnelle, zuverlässige Bearbeitung von Anfragen
• Kommunikationsfähigkeit und zuvorkommendes, freundliches und wertschätzendes Verhalten gegenüber anderen
• Konfliktfähigkeit durch sachliche, lösungsorientierte Kommunikation sowie einen respektvollen und wertschätzenden Umgang mit Kunden und Mitarbeitenden

Wir bieten

• unbefristete Anstellung
• 30 Tage Urlaub und dienstfreie Tage an Heiligabend und Silvester
• bis zu 50 % mobile Arbeit möglich
• flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeit und Teilzeitmöglichkeiten
• Sportangebote wie Yoga, Laufveranstaltungen, Kooperationen mit Fitness Studios u. v. m.
• Eltern-Kind-Büros in allen Liegenschaften für Notfallbetreuung
• Deutschlandticket-Job mit Zuschuss

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