Als Public-Health-Institut setzen wir uns aktiv für die Gesundheit der Bevölkerung in Deutschland ein. Daran arbeiten und forschen im Robert Koch-Institut jeden Tag gemeinsam 1.500 Menschen aus über 52 Nationen.

Der Sicherheitstechnische Dienst (Arbeitssicherheit) des RKI unterstützt die Hausleitung beim Arbeits- und Gesundheitsschutz und setzt die Vorgaben des Arbeitssicherheitsgesetzes (ASiG) um. So wird sichergestellt, dass Arbeitsschutzvorschriften betriebsspezifisch angewendet und ein hoher Gesundheitsschutz erreicht werden.

Werden Sie Teil unseres Teams und leisten Sie einen wichtigen Beitrag zur Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeitenden am RKI. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Verwaltungs­mitarbeiterin / Verwaltungs­mitarbeiter

Arbeitssicherheit (d/m/w)

• Arbeitsbeginn nächstmöglich
• Befristung unbefristet
• Standort Berlin
• Bewerbungsfrist 22.04.2025
• Vergütung bis E 8 TVöD
• Referenznummer 1281115| 051/25

Aufgaben

Verwaltung & Organisation:

• Bearbeitung, Dokumentation und Archivierung arbeitsmedizinischer Vorsorge­unterlagen
• Veranlassung von Untersuchungen im Rahmen der arbeitsmedizinischen Vorsorge und Eignungsuntersuchungen
• Koordination und Überwachung von Untersuchungen nach Arbeitsmedizinischen Regeln (AMR Nr. 2.1) sowie Bearbeitung der Untersuchungs­ergebnisse
• Pflege der reisemedizinischen Dokumentation und Unterstützung bei Reisefreigaben

Kommunikation & Beratung:

• Ansprechperson für Mitarbeitende zu arbeitsmedizinischen Vorsorge­untersuchungen
• Abstimmung mit Betriebsärzten​/​‑innen und Psychologen/‑innen

Rechnungs- & Materialmanagement:

• Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen
• Beschaffung, Bereitstellung und Verwaltung von Arbeitsschutz­materialien

Administrative Tätigkeiten & Prozessoptimierung:

• Daten- und Dokumentenpflege, Korrespondenz, Postbearbeitung
• Organisation von Besprechungen inkl. Protokollführung
• Unterstützung bei der Einführung digitaler Dokumenten­management-Systeme und kontinuierliche Prozessverbesserung

Flexibilität & Weiterentwicklung:

• Bereitschaft zur Übernahme neuer Aufgaben und Einarbeitung in wechselnde Aufgabenbereiche

Profil

Formale Voraussetzungen

• abgeschlossene Berufsausbildung im Bürobereich oder vergleichbare Qualifikation

Bei ausländischen Bildungsqualifikationen benötigen wir einen Nachweis über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss.

Kenntnisse und Erfahrungen

• erste Berufserfahrung in der Verwaltung oder im kaufmännischen Bereich
• Affinität zur Digitalisierung und Optimierung von Prozessen
• sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Programmen sowie vertraulicher Umgang mit personenbezogenen Daten
• Sprachkenntnisse (CEFR-Niveau): Deutsch mind. C1, Englisch mind. B1

Wünschenswert

• Kenntnisse in der Arbeit mit digitalen Dokumenten­management-Systemen sowie Jira/Confluence

Persönliche Kompetenzen

• Organisationsfähigkeit mit sinnvoll strukturierter Arbeitsweise und Überblick über die eigenen Aufgaben
• Selbständigkeit und eigenverantwortliches Arbeiten nach Zielvorgaben
• Einsatzbereitschaft, Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit auch bei hohem Arbeitsdruck
• Flexibilität bei unvorhergesehenen Situationen
• Lernbereitschaft mit dem Ziel, eigenes Wissen und Können ständig auf dem neuesten Stand zu halten
• Kommunikationsfähigkeit mit verbindlichem Auftreten und der Schaffung einer positiven Gesprächsatmosphäre
• Kooperations- und Teamfähigkeit und vertrauenswürdige und verlässliche Zusammenarbeit
• Konfliktfähigkeit mit sachlicher Herangehensweise

Weitere Voraussetzungen

• Bereitschaft zur Teilnahme an einer erweiterten Sicherheits­überprüfung nach § 9 Sicherheits­überprüfungsgesetz (SÜG) sowie deren positiver Abschluss

Wir bieten

• 30 Tage Urlaub und dienstfreie Tage an Heiligabend und Silvester
• bis zu 50 % mobile Arbeit möglich
• geförderte Altersvorsorge und Angebot für vermögenswirksame Leistungen inkl. Zuschuss gemäß dem öffentlichen Dienst
• flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeit und Teilzeitmöglichkeiten
• individuelle Fortbildungsmöglichkeiten und ein breiter Trainingskatalog für die persönliche Weiterentwicklung
• Sportangebote wie Yoga, Laufveranstaltungen, Kooperationen mit Fitness-Studios u. v. m.
• Eltern-Kind-Büros in allen Liegenschaften für Notfallbetreuung
• Deutschlandticket-Job mit Zuschuss

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