Verwaltungsmitarbeiter*in als Assistenz der Gemeindeleitung

Die Evangelische Sarahkirchengemeinde Stuttgart gehört zum Evangelischen Kirchenkreis Stuttgart. Sie hat ab dem 01.01.2025 (Fusion mit der Kirchengemeinde Riedenberg) ca. 6.500 Gemeindeglieder, vier Gemeindepfarrstellen und ein vielfältiges, buntes Gemeindeleben.
Erste Anlaufstelle für die Anliegen der Gemeindeglieder in Verwaltungsangelegenheiten ist die Assistenz der Gemeindeleitung. Diese unterstützt und entlastet die Gemeinde­leitung und die Pfarrerschaft bei der Erledigung administrativer Aufgaben.

Wir suchen ab dem 01.12.2024 eine*n

Verwaltungsmitarbeiter*in als Assistenz der Gemeindeleitung

in Vollzeit (100 %) – Stellenteilung möglich – unbefristet.

Allgemeine Assistenzaufgaben (Sekretariat)

• Telefondienst einschließlich Erteilung von formellen Auskünften
• Terminkoordination, Routinekorrespondenz
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen
• Unterstützung der haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeitenden

Aufgaben im Personalbereich

• Dienstvorgesetztenfunktion für das Team der Sekretärinnen und Hausmeister*innen (ca. 10 Mitarbeitende)
• fachliche Anleitung, Führung von Gesprächen mit Mitarbeitenden
• Steuerung und Koordinierung von Arbeitsabläufen
• Ansprechperson für das Ev. Verwaltungszentrum in personalrechtlichen Fragestellungen
• Umsetzung des Gewaltpräventionskonzepts der Kirchengemeinde

Allgemeine Verwaltungsaufgaben

• Rechnungen prüfen, kontieren und weiterleiten
• Raumvermietung einschließlich Rechnungsstellung
• Spendenmanagement
• Mittelanmeldung für die Haushaltsplanaufstellung
• Beantragung von Zuschüssen
• Mitwirkung bei der Rechnungsprüfung
• beratende Teilnahme an den Sitzungen des Kirchengemeinderates sowie Erstellung des Protokolls
• beratende Teilnahme an Ausschusssitzungen (Verwaltungsausschuss, Bauausschuss) sowie Erstellung des Protokolls
• Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung
• Abrechnung von Aushilfskräften
• Betreuung der Liegenschaften einschließlich Nebenkostenabrechnung und Energiemanagement
• laufende Gebäudeunterhaltung einschließlich Abwicklung von kleineren Baumaßnahmen

Bei der Erledigung der vielfältigen Aufgaben werden Sie durch das Ev. Verwaltungs­zentrum unterstützt.

• abgeschlossene Verwaltungsausbildung, kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Ausbildung mit einer Ausbildungsdauer von mindestens 3 Jahren
• verbindliches, freundliches Auftreten und sicherer Umgang mit Gesprächspartnern
• systematisches, zielorientiertes und strukturiertes Arbeiten
• Kommunikationsfähigkeit und Diskretion
• gute Arbeitsorganisation und gutes Zeitmanagement
• sichere EDV-Kenntnisse (MS Office)
• wir erwarten grundsätzlich die Mitgliedschaft in der Evangelischen Landeskirche Württemberg oder in einer Gliedkirche der Evangelischen Kirche in Deutschland

• Flexibilität bei der Arbeitszeitengestaltung
• zentrales und gut eingerichtetes Büro mit guter Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel
• Zusammenarbeit in einem motivierten Team von Haupt- und Ehrenamtlichen
• Bikeleasing
• Anstellung und Vergütung richten sich nach der Kirchlichen Anstellungsordnung (entsprechend TVöD), die Stelle ist in Entgeltgruppe 9a bewertet
• zusätzliche Altersversorgung (ZVK)
• gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Fahrtkostenzuschuss bei Nutzung des ÖPNV

Bewerbungen schwerbehinderter Menschen werden begrüßt.