Verwaltungsmitarbeitende(r) (m/w/d) als Sachbearbeitung im Veranstaltungsmanagement

Der Caritasverband für die Diözese Mainz e.V., Spitzenverband der freien Wohlfahrtspflege und Wohlfahrtsverband der Diözese Mainz mit mehr als 12 500 Mitarbeitenden in den caritativen Einrichtungen und Diensten der Mitgliedsorganisationen, sucht für sein Tagungs- und Bildungszentrum zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n engagierte:n und motivierte:n

Verwaltungsmitarbeitende:n (m⁠/⁠w⁠/⁠d)
als Sachbearbeitung im Veranstaltungsmanagement

(Vollzeit 39,00 Std./Wo. – unbefristet)

• Selbstständige Durchführung administrativer Tätigkeiten, wie z.B. Angebots- und Vertrags- und Rechnungserstellung externer Anfragen, Korrespondenz und Dokumentenmanagement
• Mitentwicklung von zukunftsfähigen Strukturen und Abläufen zur Organisation des Tagungs- und Bildungszentrums
• Erstellung von Ausschreibungstexten für Veranstaltungen
• Planung und Administration von Veranstaltungen aller Art, u.a. mittels einer speziellen Software
• Betreuung, Unterstützung und Begleitung laufender Veranstaltungen, u.a. durch Techniksupport bei Bedarf vor Ort und/oder Empfangstätigkeiten
• Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Informationssystemen
• Sicherstellung und Unterstützung bei der Kommunikation nach innen und außen
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und anderen Dokumentationen
• Terminkoordination, Überwachung von Fristen und Einhaltung von Terminen
• Mitarbeit in internen und bereichsübergreifenden Arbeits- und Projektgruppen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Einschlägige Berufserfahrung in der Büroorganisation und -verwaltung
• Sehr gute Kenntnisse in den MS-Office Anwendungen Word, Excel, Outlook und PowerPoint und Bereitschaft zum digitalen Arbeiten
• Sorgfältige und strukturiert eigenständige Arbeitsweise sowie Organisationstalent
• Fähigkeit in Strukturen zu denken und Freude an der Weiterentwicklung von Arbeitsabläufen
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Daten
• Flexibilität, Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch unter Zeitdruck effizient zu arbeiten
• Gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
• Bereitschaft zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
• Identifikation mit den Zielen und Werten der Caritas

• Eine attraktive Vergütung nach den Arbeitsvertragsrichtlinien des Deutschen Caritasverbandes (AVR-C)
• Eine zusätzliche Altersversorgung sowie weitere Sozialleistungen (Urlaubsgeld- und Weihnachtszuwendung – vergleichbar mit TVöD)
• Ein sinnstiftendes, anspruchsvolles und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit einem hohen Grad an Gestaltungsmöglichkeiten und Selbständigkeit
• Gute Einarbeitung sowie Förderung Ihrer persönlichen Entwicklung durch individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Eine offene und freundliche Unternehmenskultur mit zeitgemäßen Führungsstrukturen in einem wertschätzenden Team
• Zusatzleistungen wie z. B. flexible Arbeitszeitgestaltung, Fahrradleasing, Jobticket, Mietwagennutzung und kostenfreies Tanken an den E-Ladesäulen der Geschäftsstelle
• nach Rücksprache Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Betriebliches Gesundheitsmanagement (z. B. Firmenfitnessprogramm EGYM Wellpass)
• Ein moderner, zukunftsorientierter und sicherer Arbeitsplatz mit guter Anbindung an den ÖPNV

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.