Teamassistenz (m/w/d) und Vertretung (m/w/d) des Vorzimmers der Abteilungsleitung

Arbeitgeber: Bayerisches Landesamt für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit
Einsatzort: 80331 München

„One Health“ - dafür steht das Bayerische Landesamt für Gesundheit und Lebensmittel­sicherheit (LGL) als inter­disziplinäre, wissen­schaftliche Fach­behörde. Denn die Gesundheit umfasst viele Aspekte - so liefern nur gesunde Tiere gesunde Lebens­mittel, und nur eine gesunde Umwelt ermöglicht körper­liches, geistiges und soziales Wohlergehen.

Gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen aus der Lebensmittel­chemie, der Human- und Veterinär­medizin sowie weiteren (natur-)wissen­schaftlichen Disziplinen und der Verwaltung arbeiten wir für die Gesund­heit von Mensch und Tier und damit für einen modernen Gesundheits- und Verbraucher­schutz in Bayern. Unter­stützen Sie uns hierbei an einem unserer zahl­reichen Stand­orte!

Das Sachgebiet AP3 „Arbeits- und Umwelt­bezogener Gesundheits­schutz“ sucht in München zum nächst­möglichen Zeitpunkt eine

Teamassistenz (m/w/d) und Vertretung (m/w/d) des Vorzimmers der Abteilungs­leitung
Kennziffer 24200

Sie möchten einen Beitrag zur Schaffung einer sicheren Arbeits­welt leisten und suchen eine alternative und sinnvolle Tätigkeit zu Ihrem bisherigen Arbeits­alltag? Sie haben Freude an neuen Heraus­forderungen und arbeiten gerne in multi­disziplinären Teams?

Dann passen Sie zu uns, denn all dies ist bei uns möglich.

Unterstützung der Sach­gebiets­leitung sowie der Sach­bereichs­leitungen und des Teams „Arbeits- und Umwelt­bezogener Gesundheits­schutz“ (AP3) sowie Vertretung des Vorzimmers der Abteilungs­leitung (gegen­seitige Vertretung):

• Unterstützung bei der verwaltungs­technischen Abwicklung von Projekten und Studien
• Unterstützung bei der Ermächtigung von Ärztinnen und Ärzten für staatlich vorgeschriebene Vorsorge­untersuchungen sowie nach Strahlen­schutz­verordnung
• Kommunikation mit der Personal­abteilung bezüglich des Stellen­bedarfs und der Einstellungs­verfahren
• Betreuung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Sachgebiets bei Neu­einstellungen
• Internet- und Literaturrecherchen sowie Datenabfragen und -zusammenstellungen
• Aktenführung und -ablage mittels eines elektronischen Dokumenten­management­systems
• Organisation der hauseigenen Bibliothek
• Jugendarbeitsschutz - Formulare und Abrechnung
• Normenbestellung für die Bayerische Gewerbe­aufsicht

Bei Vertretung des Vorzimmers der Abteilungs­leitung u. a. eigen­ständige Koordination aller Aktivitäten innerhalb der Abteilung, z. B.:

• Bearbeitung eingehender Anfragen per Telefon und E-Mail sowie die dazugehörige Dokumentation und Ablage
• E-Mailverwaltung und E-Mail­versand der Funktions­post­fächer
• Koordination und Überwachung von internen und externen Terminen sowie von Bearbeitungs­fristen
• Unterstützung bei der Organisation von Dienstreisen und Fort­bildungs­reisen
• Organisation, Vorbereitung und Durch­führung von internen und externen Veranstaltungen und Besprechungen
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Gesprächs­unterlagen sowie bei der Protokoll­führung
• Postverteilung und -versand

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungs­fach­angestellter (m/w/d), Kauffrau / Kaufmann (m/w/d) für Büro­management oder Gesundheits­kauffrau / -kaufmann (m/w/d) bzw. entsprechend gleichwertige Ausbildung
• Einschlägige mehrjährige Berufserfahrung im kauf­männischen bzw. verwaltungs­technischen Bereich
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS-Office-Anwendungen, Online­konferenz­systeme etc.) und Bereitschaft zur Einarbeitung in behörden­spezifische Software
• Sehr hohe Eigen­initiative und Selbst­ständig­keit
• Sehr ausgeprägte Team­fähigkeit
• Ausgeprägtes Kommunikations­geschick und Organisations­talent
• Hohe Flexibilität
• Besonnenheit und Umsicht, auch in zeit­kritischen Situationen
• Umfassende Deutsch­kenntnisse (mindestens Sprach­niveau B2 nach GER)
• Englischkenntnisse von Vorteil