Teamassistenz (m/w/d) Grundsatz Gebäudebewirtschaftung

Als zentraler Dienstleister des Landes Schleswig-Holstein setzen wir als GMSH mit unseren 1.700 Beschäftigten nach­haltige Standards in den Bereichen öffent­liches Bauen, Bewirtschaften und Beschaffen. Bei der Suche nach den besten Lösungen für unsere Kunden sind wir fachkundig und zuverlässig, innovativ und zukunfts­orientiert.

Sie suchen einen neuen Arbeitsplatz mit spannenden Aufgaben in einem Umfeld mit mobilem Arbeiten und flexiblen Arbeitszeitmodellen? Dann starten Sie bei der GMSH im Bereich Gebäudebewirtschaftung Ihre Karriere! Eingesetzt werden Sie am Bürostandort Kiel.

Als Teamassistenz (m/w/d) unterstützen Sie das Team bei diversen administrativen Aufgaben. Hierbei bringen Sie ihr Organisations- und Kommunikationsgeschick sowie Ihre sorgfältige Arbeitsweise optimal bei der Bearbeitung und Zuarbeit ein.

• Sie übernehmen administrative Aufgaben für das gesamte Team, indem Sie z. B.
  • Telefonate übernehmen und diese nach wichtigen und dringlichen Inhalten und Terminen koordinieren sowie informieren
  • politische Anfragen auf- und vorbereiten
  • Termine in MS Outlook mit der dazugehörigen Tagesordnung festlegen
  • die telefonische und schriftliche Abstimmung mit Beteiligten aus verschiedenen Fachbereichen vornehmen
  • an die Bearbeitung von Themen erinnern, Termine überwachen und Fristen im Blick behalten
• Sie nehmen Recherchearbeiten bzw. Definitionsvorbereitungen zu Themen in den Bereichen landesweiter Bewirtschaftung, Klimaschutz, Prozessen und Controlling vor, indem Sie
  • Themeninhalte vorbereiten und Entscheidungsgrundlagen schaffen
  • Ergebnisse verschriftlichen
• Sie nehmen sich der Dokumentenlenkung und Informationsverteilung an, indem Sie
  • die vorliegenden Informationen intern und adressatengerecht streuen (z. B. Prozessergebnisse, Veröffentlichungen von Arbeitsanweisungen)
  • Inhalte für z. B. Quartalsberichte und Kennzahlen einfordern und diese in Texte zusammenführen
• Sie übernehmen das Datenmanagement, indem Sie
  • Listen pflegen und zusammenführen
  • neue und vorhandene Daten in unserem CAFM-System pit-FM pflegen und diese bei der Bearbeitung Ihrer Aufgaben gezielt anwenden

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder Verwaltungsausbildung
  • Alternativ verfügen Sie über eine sonstige Qualifikation mit Erfahrung im o. g. Aufgabenspektrum
• Sie können sich sehr gut in Wort und Schrift der deutschen Sprache ausdrücken und kommunizieren adressatengerecht
• Sie verfügen über ausgeprägte Kenntnisse in den MS-Office-Programmen und finden sich in neuen EDV-Programmen schnell zurecht
• Sie behalten stets den Überblick, erkennen Prioritäten und besitzen eine gute Organisationsstruktur
• Sie sind aufgeschlossen gegenüber Beteiligten sowie neuen Themen und hinterfragen Inhalte
• Sie schaffen es, sich flexibel auf ständig wechselnde Situationen einzustellen
• Sie unterstützen gerne und bleiben bei der Erledigung Ihrer Aufgaben hartnäckig

• Unbefristetes Arbeitsverhältnis in Vollzeit mit 38,7 Wochenstunden, welches grundsätzlich teilzeitfähig ist
• Dienstort Kiel sowie mobiles Arbeiten
• Vergütung nach Tarifvertrag TV‑L E 6
• Jährliche Sonderzahlung und regelmäßige Tariferhöhungen
• Flexibles Arbeiten (unter Berücksichtigung der Nutzerbedarfe)
• 30 Tage Urlaub sowie Zeitausgleich bei Überstunden und Heiligabend sowie Silvester frei
• Ein vergünstigtes Nah.SH-Jobticket oder das Deutschlandticket als GMSH-9-Euro-Ticket sowie Fahrradleasing
• Individuelle Einarbeitung sowie breitgefächerte Fort- und Weiterbildungen
• Zahlreiche Sport- und Gesundheitsangebote durch eine Partnerschaft mit Hansefit sowie eine betriebliche Altersvorsorge

Berufliche Gleichstellung zwischen Frauen und Männern ist uns wichtig. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.