Teamassistenz (m/w/d)

Praxisnahe Dienstleistung und unternehmerisches Denken - dafür steht die IHK Dresden. Mit rund 97.000 Mitgliedsunternehmen sind wir der größte Interessenvertreter der ostsächsischen Unternehmerschaft. Unser Anliegen ist es, die wirtschaftliche Entwicklung im Kammerbezirk aktiv mitzugestalten und zu unterstützen. Dafür geben über 170 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Dresden sowie an fünf Regionalstandorten täglich ihr Bestes, denn hinter jedem erfolgreichen Unternehmen stehen eine ganze Menge faszinierende Menschen. Als Arbeitgeber bieten wir ein breites Spektrum an Aufgaben, Entwicklungsmöglichkeiten und Benefits.

Im Geschäftsbereich Bildung, Referat Prüfungswesen suchen wir ab dem 1. Januar 2025 oder zum nächstmöglichen Termin einen Teamassistenten (m/w/d) in Vollzeit.

Sie übernehmen eigenverantwortlich klassische Büromanagementaufgaben wie Büroorganisation, Organisation bereichsinterner Abläufe und Angelegenheiten, Vor- und Aufbereitung von Unterlagen, Durchführen von Analysen und Recherchen, Erstellen von Listen und Statistiken, Erfassen und prüfen Eingangsrechnungen und überwachen der Einhaltung der vorgegebenen Budgets mittels Soll-Ist-Vergleich. Wir erwarten Ihre Mitwirkung bei der Bearbeitung der anfallenden Arbeiten im Prüfungsgeschäft, bei der Betreuung der Prüfungsausschüsse und von Veranstaltungen. Die Abwicklung des anfallenden Schriftverkehrs im Referat (Erstellung bis Archivierung) gehört ebenfalls zu Ihren Aufgaben.

Sie sind erster Ansprechpartner am Telefon, führen die Korrespondenz, empfangen und betreuen Gäste und sind für die Koordination, Abstimmung und Vorbereitung von Terminen und Besprechungen verantwortlich.

Sie sind in die Organisation, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen involviert und unterstützen das Team u. a. bei der Organisation von Gremiensitzungen und Gesprächsrunden. Sie wirken in Projekten mit, übernehmen organisatorische Tätigkeiten, führen Abstimmungen durch und Leisten aktive Hilfestellung. Sie unterstützen bei der Umsetzung und Pflege bereichsbezogener Informationen und Kommunikation. Des Weiteren verwalten und pflegen Sie relevante Datenbanken des Bereichs Prüfungswesens. Im Umgang mit unseren Kunden agieren sie partnerschaftlich, wertschätzend und transparent bei strikter Einhaltung der Verschwiegenheit.

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung sowie praktische Erfahrungen im Assistenzbereich und idealerweise im Veranstaltungsmanagement
• eine positive Ausstrahlung und eine Can-Do-Mentalität zeichnen Sie aus
• für Sie ist der sichere Umgang mit Microsoft Office und mobilen Kommunikationssystemen selbstverständlich
• Sie erkennen komplexe Aufgabenstellungen und arbeiten selbständig, proaktiv sowie zielgerichtet an deren Lösungen
• Sie haben ein freundliches und selbstbewusstes Auftreten, sind belastbar und zeitlich flexibel
• Zu Ihren Stärken zählen eine gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift sowie Teamfähigkeit
• Sie sind im Besitz eines Pkw-Führerscheins
• Regelmäßigen Weiterbildungen stehen Sie aufgeschlossen gegenüber

• ein vielseitiges, verantwortungsvolles und abwechslungsreiches Aufgabengebiet, interessante Kontakte und ein starkes Netzwerk
• ein leistungsgerechtes Vergütungssystem
• eine zielgerichtete Einarbeitung und sehr gute Weiterbildungsmöglichkeiten
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten
• Leistungen einer Gruppenunfallversicherung auch im privaten Bereich
• Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersversorgung
• Zuschuß zum Job- bzw. Deutschlandticket
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• kostenlose Parkplätze