Team Assistenz (m/w/d)

Wir suchen für unserer Geschäftsstelle in Bonn in Vollzeit und zum nächst möglichen Zeitpunkt eine Team Assistenz (m/w/d) im Bereich Office Management und Qualitätsmanagement, die/der sich für Qualität und Transparenz in Bildung und Wissenschaft einsetzen möchte. Bewerben Sie sich jetzt!

Die Foundation for International Business Administration Accreditation (FIBAA) ist eine internationale, gemeinnützige Stiftung für Hochschulakkreditierung mit Stiftungssitz in Zürich und Office in Bonn. Der Auftrag der Stiftung ist die gemeinnützige Förderung von Qualität und Transparenz in Bildung und Wissenschaft durch die Vergabe von Gütesiegeln an Studienprogramme, Universitäten, Hochschulen und Weiterbildungseinrichtungen in Deutschland, der Schweiz und im Ausland.

Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit sind das Office Management, sowie das Qualitätsmanagement. Dies beinhaltet

• Vor- und Nachbereitung von Kommissionssitzungen, dies Beinhaltet u.a.:
• Organisation von Örtlichkeiten inkl. Hotel, Restaurant, Meetingräume
• Einladungen versenden und Rückmeldungen dokumentieren
• Verwaltung der Sitzungshomepage und Erstellung der Ablaufpläne
• Vorbereitung der Beschlussschreiben und Urkunden
• Physischer und digitaler Versand der Unterlagen
• Dokumentation und Veröffentlichung der Beschlüsse
• Reiseorganisation für Mitglieder
• Koordination und Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
• Durchführung von Recherchen zur Unterstützung der Projektarbeit
• Mitwirkung und Unterstützung bei der kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen und QM-Systemen
• Allgemeine Office-Tätigkeiten je nach Bedarf

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Bachelor-Studium
• Sehr gute organisatorische und administrative Fähigkeiten
• Fundierte Kenntnisse in den MS Office-Anwendungen, insbesondere Excel, PowerPoint und Word
• Gute Kenntnisse in Projektmanagement-Tools und -Methoden
• Analytische Fähigkeiten und ein gutes Verständnis für komplexe Zusammenhänge
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Hohe Eigeninitiative und selbstständige Arbeitsweise
• Detailorientierung und Genauigkeit
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Gehalt & Sozialleistungen

• Gehaltsrahmen (Bruttojahresgehalt in Euro): 38000€
• Arbeitsumfang - Wochenarbeitszeit in Stunden: 40 Stunden
• unbefristete Anstellung
• vielseitiges und selbständiges Arbeiten in einem dynamischen Umfeld
• Flexible Arbeitszeiten
• Home-Office möglich
• Zusätzliche Fortbildungsmöglichkeiten
• Betriebliche Altersvorsorge
• 49 Euro Ticket / Deutschlandticket
• Kostenlose Getränke und wöchentlicher Obstkorb
• Nach der Probezeit gibt es die Möglichkeit, ein Firmenfahrrad zu erwerben