Als lebendige und innovative Stadt mit rund 80.000 Menschen ist Norderstedt ein angenehmes Wohn- und Lebensumfeld. Verkehrsgünstig zwischen Nord- und Ostsee, mit einer direkten Verbindung in die Hamburger Innenstadt und mit allen weiterführenden Schulen am Ort – Norderstedt bietet ein vielfältiges, kulturelles Leben.

Folgende Stellen sind zum 01.03.2025 oder später zu besetzen:

Sachbearbeiter*innen (w/m/d) Vorzimmer Dezernat II/III

39 Std./Woche, Entgeltgruppe 9 a TVöD

• Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (w/m/d)

oder

• Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann (w/m/d) für Bürokommunikation oder vergleichbare dreijährige Ausbildung
• Berufserfahrung im Bereich Vorzimmer/Sekretariat wünschenswert

Wichtige Kompetenzen:

• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Schnelle Auffassungsgabe bei komplexen Sachverhalten
• Grundkenntnisse im schleswig-holsteinischen Kommunalrecht
• Grundkenntnisse in der Ablauforganisation einer öffentlichen Verwaltung

Organisationsfähigkeit:

• Ausgeprägtes Organisationstalent
• Vorausschauende Planung und Organisation des Büroalltags
• Fähigkeit, Termine und Meetings effizient zu koordinieren
• Planung und Begleitung von Veranstaltungen
• Ausgeprägte Fähigkeit zur Priorisierung

Kommunikationsfähigkeit:

• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise
• Fähigkeit zur Kommunikation mit verschiedenen Interessengruppen (z. B. Behörden, Bauherr*innen, Architekt*innen)

Diskretion:

• Hohe Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Absolute Loyalität gegenüber dem Dezernenten/der Dezernentin und Verschwiegenheit

Selbstständigkeit und strukturiertes Arbeiten:

• Fähigkeit zur selbstständigen Organisation von Arbeitsabläufen
• Umsichtige und gewissenhafte Arbeitsweise
• Beherrschung systematisierter und strukturierter Arbeitsmethoden

Soziale Kompetenzen:

• Hohes Maß an Aufgeschlossenheit und positiver Ausstrahlung
• Teamfähigkeit und ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an wechselnde Anforderungen
• Bereitschaft, in Vertretungsfällen Aufgaben der Vorzimmer der Oberbürgermeisterin und der Sozialdezernentin/des Baudezernenten zu übernehmen
• Ansprechpartner*in, „gute Seele“ und Verbindungsstelle des Dezernenten/der Dezernentin zu den Amtsleitern/Amtsleiterinnen der jeweiligen Dezernate

• Organisatorische Unterstützung des Ersten Stadtrats/Baudezernenten bzw. der Zweiten Stadträtin/Sozialdezernentin in administrativen und strategischen Angelegenheiten
• Leitung und Betreuung von Besuchern und Gästen des jeweiligen Dezernats
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Terminen, Sitzungen und Tagungen
• Schriftliche und telefonische Korrespondenz
• Büroorganisation einschließlich Abwicklung von Dienstreisen
• Verwaltung des Bürobedarfs und Bestellung von Materialien
• Bearbeitung von Post und E-Mails
• Aktenführung im Dokumentenmanagementsystem
• Erstellung, Pflege und Ablage von Dokumenten
• Vorbereitung von Präsentationen und Berichten
• Ansprechpartner*in bei internen und externen Anfragen
• Telefonischer und schriftlicher Kontakt mit Kund*innen, Partner*innen und Kolleg*innen
• Planung und Buchung von Dienstreisen inkl. Erstellung von Reiseabrechnungen

• Zuschüsse für ÖPNV oder Fahrradleasing
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Fortbildung und Weiterqualifizierung
• Flexible Arbeitszeitregelungen
• Gute Ausbildungsmöglichkeiten
• Tarifgerechte Bezahlung
• Chancengleichheit und Integration
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf