Sachbearbeiter*in (m/w/d) im Gremienbüro

Werden Sie Teil unseres Teams in einer tollen Stadt, die viel zu bieten hat. Rüsselsheim hat zurzeit rund 67.000 Einwohnerinnen und Einwohner und wächst stetig. Neben attraktiven und vielfältigen Kultur- und Freizeitangeboten können wir auch beim Thema Kinderbetreuung und Schulen punkten. Mitten im Rhein-Main-Gebiet sind wir bestens mit der Bahn und dem Auto zu erreichen.

Im Fachbereich Zentrales ist ab sofort unbefristet folgende Stelle zu besetzen:

Sachbearbeiter*in (m/w/d) im Gremienbüro

Kennziffer 2412

Vollzeit

Unbefristet

EG 10 TVöD /
A11 HBesG

Start: ab sofort

Mobiles Arbeiten

Wer Wir sind:
Im Gremienbüro als Teil der Verwaltungssteuerung arbeiten Sie gemeinsam mit zwei Kolleginnen in einem 3er-Team nah am aktuellen kommunalpolitischen Geschehen. Ihre Aufgabe ist es, als Bindeglied zwischen den Gremien und der Verwaltung zu einem möglichst reibungslosen Ablauf der Sitzungen beizutragen. Hierzu bedarf es einer besonderen Sensibilität und der unbedingten Wahrung der Vertraulichkeit. Das Gremienbüro betreut folgende Gremien: Magistrat, Stadtverordnetenversammlung sowie deren Fachausschüsse, zwei Ortsbeiräte, sonstige Beiräte und Ausschüsse, Kommissionen, Aufsichtsräte und sonstige regionale und überregionale Gremien. Die Gremienarbeit ist durch das Gremienportal nahezu komplett digitalisiert und papierlos. Es ist vorgesehen, die Serviceleistung des Gremienportals sukzessive weiter auszubauen

• Sie bearbeiten alle Angelegenheiten der politischen Gremien (kommunal, regional und überregional) und sind erste Ansprechperson für alle politischen Mandatsträgerinnen und Mandatsträger.
• Sie kommunizieren auf verschiedenste Arten mit allen politischen Mandatsträgerinnen und Mandatsträger in unterschiedlichsten Angelegenheiten.
• Sie übernehmen die Schriftführung in der Stadtverordnetenversammlung, bei Bedarf im Magistrat und die stellvertretende Schriftführung in einem Ortsbeirat. Bei Bedarf werden Sie auch in Sitzungen anderer Gremien mit der Schriftführung beauftragt.
• Sie bearbeiten die unterschiedlichsten Angelegenheiten im Gremienbüro, insbesondere die Überwachung und Kontrolle von Fristen sowie Anfertigung von Vorlagen mittels der digitalen Sitzungsmanagements-Software SD.NET®.
• Sie veranlassen die Auszahlung der Sitzungsgelder an die Mandatsträgerinnen und Mandatsträger.
• Sie koordinieren die Gratulationstermine der Magistratsmitglieder für Alters- und Ehejubilare.
• Sie übernehmen die Sachbearbeitung allgemeiner Aufgaben der Verwaltungssteuerung.
• Sie nehmen Sonderaufgaben im Fachbereich Zentrales wahr.

• Ihrem abgeschlossenen Verwaltungsstudium (z. B. als Diplom Verwaltungswirtin oder –wirt bzw. als Bachelor of Arts – allgemeine Verwaltung) bzw. einem Abschluss als Verwaltungsfachwirtin oder –wirt oder einer vergleichbaren Qualifikation.
• Ihrer einschlägigen, mehrjährigen Berufserfahrung in einer kommunalen Verwaltung, idealerweise im Bereich der Gremienarbeit.
• Ihrer Befähigung zur Fertigung von wortgewandten und ausdrucksstarken Protokollen.
• Ihrer Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung, da die Gremiensitzungen i. d. R. in den Abendstunden stattfinden.
• Ihrem ausgeprägten Gespür für politische Zusammenhänge und Kontexte im Rahmen von kommunalpolitischen Strukturen und verstehen es, diesbezüglich komplexe Herausforderungen zu erkennen und lösungsorientierte Strategien zu entwickeln.
• Ihrer verantwortungsbewussten, engagierten, empathischen und teamfähigen Persönlichkeit.
• Ihren Kenntnissen im Verfahren eines digitalen Sitzungsmanagements.
• Ihrem Führerschein der Klasse B und der Bereitschaft, den eigenen PKW für Dienstfahrten gegen entsprechende Aufwandsentschädigung zu nutzen.

• Motivierte Teamarbeit.
• Spannende, abwechslungsreiche und sinnstiftende Tätigkeit im Dienste des Allgemeinwohls.
• Gründliche und individuelle Einarbeitung im Team.
• Flexible Arbeitszeiten.
• Möglichkeit des mobilen Arbeitens oder im Homeoffice.
• Supervision sowie umfangreiche Fortbildungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten.
• Zahlreiche Corporate Benefits für alle Mitarbeitenden.
• Das Job-Ticket Premium im gesamten RMV-Gebiet inkl. Mitnahmeregelung.
• Sie erhalten eine zusätzliche betriebliche Altersvorsorge bei der Zusatzversorgungskasse Darmstadt.
• Die Möglichkeit des kostenfreien Parkens.
• Faire Vergütung.

Wir möchten die Gleichstellung von Frau und Mann im Beruf realisieren. Bewerbungen von Frauen sind daher besonders erwünscht. Die Vollzeitstelle kann grundsätzlich auch in Teilzeit besetzt werden.

Die Stadt Rüsselsheim am Main ist der „Charta der Vielfalt“ beigetreten und fördert alle Mitarbeitenden mit ihren vielfältigen Fähigkeiten und Talenten wertschätzend und vorurteilsfrei. Alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, kultureller und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und geschlechtlicher Identität – werden begrüßt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind erwünscht. Wir berücksichtigen Schwerbehinderte entsprechend den Vorgaben des SGB IX und der betrieblichen Inklusionsvereinbarung.