Sachbearbeiter Vorzimmer (m/w/d)

Die Stadtverwaltung Elmshorn sucht im Haupt- und Rechtsamt einen:

Sachbearbeiter Vorzimmer (m/w/d)

• Terminkoordination und -organisation für den Oberbürgermeister und die Stadträte zur Sicherstellung eines reibungslosen Dienstbetriebs
• Unterstützung des Bürgervorstehers
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Betreuung von Gästen
• Persönliche und telefonische Kommunikation mit Bürger*innen und Mitarbeitenden der Stadtverwaltung
• Schnittstelle zwischen Verwaltungsleitung, Selbstverwaltung und Dritten
• Organisation und Vorbereitung von Repräsentationen
• Büromanagement, Post- und E-Mail-Bearbeitung, Ablage, Aktenführung und Datenpflege
• Rechnungskontierung für das Sachgebiet Kommunale Angelegenheiten

• Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten bzw. abgeschlossener Angestelltenlehrgang I, abgeschlossene mindestens dreijährige Ausbildung in einem büronahen kaufmännischen Beruf oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einem Sekretariat, Geschäfts- oder Vorzimmer von Vorteil
• Sichere Anwendung der MS-Office-Programme Outlook, Excel und Word
• Gute kommunikative Fähigkeiten sowie freundliches und sicheres Auftreten
• Hohes Organisationsvermögen
• Verhandlungsgeschick
• Hohes Maß an Loyalität, Verschwiegenheit, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit

• Unbefristete Anstellung in Vollzeit
• Eingruppierung entsprechend den Qualifikationen bis zur EG 8 TVöD
• Flexible Arbeitszeitmodelle (Sabbatical, Altersteilzeit) sowie Gleitzeit für eine ausgewogene Work-Life-Balance
• Soziale Leistungen des öffentlichen Dienstes (Zusatzversorgung, Sonderzuwendungen etc.)
• Betriebliches Gesundheitsmanagement (z. B. Fahrradförderung, EGYM Wellpass, Massagesessel)
• Corporate Benefits
• Vergünstigte VHS-Kurse
• Zahlreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Zuschuss zum Deutschlandticket als Jobticket
• 30 Tage Urlaub
• Fuhrpark für den dienstlichen Gebrauch (E-Autos und E-Bikes)
• Familienfreundliche Arbeitgeberin