Personalsachbearbeitung (m/w/d)

In Hamburg leben rund 1,9 Millionen Menschen unterschiedlichster kultureller Herkunft. Die Bücherhallen Hamburg bieten ihnen eines der größten und leistungsstärksten Bibliothekssysteme Deutschlands mit einem aktuellen Medienangebot, attraktiver Ausstattung und einem vielfältigen Veranstaltungsprogramm. 34 Standorte verteilen sich über das Stadtgebiet und sind wichtige Bausteine in der Kulturlandschaft der Hansestadt.

Als größte öffentliche Kultureinrichtung der Stadt Hamburg sind bei uns alle Menschen willkommen. Wir bieten allen einen engagierten und freundlichen Service – egal ob sie zum Arbeiten und Lernen, zum Ausleihen von Medien, zur Entspannung oder zum Besuch einer Veranstaltung zu uns kommen.

Unterstützen Sie unser Team als Personalsachbearbeitung (m/w/d)!

EG 9a TV-AVH

Wir suchen Sie zur Verstärkung unserer Personalabteilung! In Ihrer Rolle unterstützen Sie unsere Personalreferent*innen bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben in Vollzeit oder Teilzeit. Werden Sie Teil unseres engagierten Teams und gestalten Sie mit uns gemeinsam die Zukunft der Bücherhallen.

Ihre Aufgaben im Überblick:

• Erstellen und Aktualisieren von Personalstammdaten: Sie sorgen dafür, dass unsere Personaldaten stets auf dem neuesten Stand sind.
• Unterstützung im Tagesgeschäft und Routineschriftverkehr: Sie entlasten unser Team durch die Erstellung von Dokumenten und die Bearbeitung des Schriftverkehrs – natürlich nach Vorlage.
• Verantwortung für administrative Maßnahmen: In enger Abstimmung mit den Personalreferent*innen setzen Sie personelle Maßnahmen präzise um.
• Hotline-Betreuung: Sie sind die erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen.
• Datenpflege in der Zeitwirtschaft: Datenmanagement in der Zeitwirtschaft, einschließlich der Neuanlage und kontinuierlichen Aktualisierung von Stammdaten gehört ebenfalls zu Ihren Aufgaben.
• Pflege der Personalakten und Ablage: Sie behalten den Überblick über unsere Personalakten und sorgen für eine ordentliche Dokumentenverwaltung.
• Korrespondenz mit externen Stellen: Sie halten den Kontakt zu Krankenkassen, Versicherungen, Ämtern und Behörden und übernehmen das Melde- und Bescheinigungswesen.
• Vorbereitung von Bewerbungsgesprächen: Sie richten unsere Räumlichkeiten für Bewerbungsgespräche her und sorgen dafür, dass alle Materialien und organisatorischen Details bereitstehen.
• Betreuung des Jubiläumsprozesses und Begrüßungsgeschenke: Sie überwachen die Jubiläumszeiten unserer Kolleg*innen und bereiten Willkommensgeschenke für unsere neuen Teammitglieder vor.
• Bearbeitung und Abrechnung von Dienstreisen: Sie unterstützen unsere Mitarbeiter*innen bei der Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen.

Was Sie auszeichnet:

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder bringen eine vergleichbare Qualifikation mit.
• Sorgfältigkeit, Zuverlässigkeit und Eigeninitiative sind für Sie selbstverständlich.
• Sie sind serviceorientiert, kommunikativ und arbeiten gerne im Team.
• Der Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen ist für Sie kein Problem.
• Idealerweise haben Sie bereits Erfahrungen im Personalbereich gesammelt, aber auch Quereinsteiger*innen sind bei uns herzlich willkommen!

Wir bieten Ihnen:

• eine umfassende Einarbeitung
• gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten und Anspruch auf Bildungsurlaub
• eine tarifliche Jahressonderzahlung und leistungsorientierte Zulagen nach TV-AVH
• 30 Tage Urlaubsanspruch gemäß TV-AVH (bei Vollzeit-Tätigkeit) zuzüglicher arbeitsfreier Tage an Heiligabend und Silvester
• eine Betriebsrente nach dem Hamburgischen Zusatzversorgungsgesetz (HmbZVG)
• Bezuschussung vermögenswirksamer Leistungen
• Teilnahme an Programmen des innerbetrieblichen Gesundheitsmanagements und vergünstigte Konditionen in Firmenfitnessprogrammen sowie JobRad Leasing
• stabile Arbeitsbedingungen dank Tarifbindung (TV-AVH) in der meistbesuchten Kultureinrichtung Hamburgs
• einen abwechslungsreichen und sinnstiftenden Arbeitsplatz mit sehr guter ÖPNV-Anbindung im Stadtzentrum