Office-Manager*in (m/w/d) im Direktionsbereich

Die Stiftung Zentral- und Landesbibliothek Berlin (ZLB) ist die größte Öffentliche Bibliothek in Deutschland und mit rd. 1,5 Millionen Besucher*innen jährlich die am besten besuchte Kultur- und Bildungseinrichtung Berlins. An zwei Standorten – Amerika-Gedenkbibliothek und Berliner Stadtbibliothek – stehen für unsere Nutzer*innen über 3,5 Millionen Medien zur Verfügung. Zugleich erfüllt die Stiftung Aufgaben als Berliner Landesbibliothek. Mit ihren ca. 340 Beschäftigten bietet die ZLB in allen Segmenten ihrer Arbeit ein innovatives und partizipatives Medien-, Beratungs- und Veranstaltungsangebot. Die Bibliothek entwickelt sich dabei zunehmend zu einer Plattform für die Communities der Stadtgesellschaft. Hier teilen die Bürger*innen ihr Wissen, hier wird die Teilhabe am digitalen Leben genauso wie an informierten städtischen Diskursen ermöglicht.

Werden Sie Teil unseres Teams. Verstärken Sie uns als engagierte*r

Office-Manager*in (m/w/d) im Direktionsbereich

• Organisationseinheit: Generaldirektion / Kaufmännische Direktion
• Kennziffer: 41/24
• Entgeltgruppe: E8 TV-L
• Arbeitszeitumfang: Vollzeit
• Befristung: unbefristet

In der Geschäftsstelle verantworten Sie das professionelle Office-Management und unterstützen in administrativen und organisatorischen Vorgängen. Die Aufgaben umfassen im Wesentlichen:

• eigenverantwortliche Büroorganisation:
• Terminmanagement (Planung, Koordination, Überwachung)
• Vor- und Nachbereiten von Sitzungen
• eigenständige schriftliche und elektronische Korrespondenz
• Post- und E-Mail-Bearbeitung, Wiedervorlagen, telefonische Kommunikation, Recherchen
• elektronisches Dokumentenmanagement und Aktenführung
• Anfertigung von PowerPoint-Präsentationen, Protokollen u. Ä.
• Dienstreiseorganisation (inkl. Reisekostenabrechnung)
• Abrechnungen im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung
• Schnittstelle und Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungsvorgängen (z. B. Beschaffung, Vertragswesen, Rechnungsbearbeitung, Personalthemen, Fortbildungen etc.)
• Verwaltung von Besprechungsräumen und dem entsprechenden Equipment
• Sicherstellung standardisierter Organisationsabläufe bzw. Unterstützung der Ausgestaltung und Etablierung interner Prozesse zur Optimierung der Kommunikationsstruktur mit Schnittstellenfunktion
• Mitarbeit bei Aufgaben dezentraler Budgetierung, u. a. Belegverwaltung, Budgetüberwachung
• Unterstützung bei Projekten

Sie haben Ihre Berufsausbildung erfolgreich abgeschlossen (z. B. zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder können eine gleichwertige Qualifikation aufgrund einschlägiger Berufserfahrung vorweisen. Zudem verfügen Sie über mehrjährige Berufserfahrung in einer fachlich entsprechenden Position.

Zu Ihren Fachkompetenzen zählen:

• umfassende Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich der Büroorganisation
• sehr guter Umgang mit MS Office-Anwendungen (insbes. Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• sichere Kenntnis der deutschen Rechtschreibung sowie grundlegender schreibtechnischer Normen für die Textverarbeitung
• gute Englischkenntnisse
• Kenntnisse der Landeshaushaltsordnung, von Vergaberichtlinien und des Bundesreisekostengesetzes von Vorteil

Folgende außerfachliche Kompetenzen zeichnen Sie aus:

• freundliches und verbindliches Auftreten
• Kommunikationsstärke, Kontaktfreude und hohe soziale Kompetenz
• Planungs- und Organisationstalent
• eigenständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
• hohes persönliches Engagement sowie Loyalität und Diskretion
• sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen