Mitarbeiter:in Officemanagement

Der World Wide Fund for Nature (WWF) ist eine der bekanntesten Naturschutzorganisationen der Welt. Mit Projekten in über hundert Ländern verfolgen wir das Ziel, die biologische Vielfalt unseres Planeten zu erhalten. Genau dort, wo es drauf ankommt.

Der WWF Deutschland ist ein selbstständiger Teil dieses globalen Netzwerkes. Durch eigene Initiativen und qualifizierte Lobbyarbeit in Öffentlichkeit, Wirtschaft und Politik setzen wir die Ziele des WWF in Deutschland in Taten um. Das gelingt uns vor allem dank motivierter und qualifizierter Mitarbeiter:innen: Menschen, die sich auskennen. Menschen, die mit anpacken. Menschen, die im Natur- und Artenschutz nicht nur einen Job sehen – sondern die Überzeugung, gemeinsam eine lebenswerte Zukunft ermöglichen zu können. Und dies mit Begeisterung tun.

Sie identifizieren sich mit den Zielen des WWF? Sie teilen unsere Überzeugung? Zur Verstärkung unserer Abteilung Finance & Operations, Fachbereich Legal & Officemanagement in Hamburg, suchen wir zunächst befristet für 2 Jahre zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit mit 20 Wochenstunden eine:n qualifizierte:n

Mitarbeiter:in Officemanagement

• Front und Back Office
• Betreuung von Gästen, Lieferanten etc.
• Entgegennahme und sofern inhaltlich möglich Beantwortung bzw. Weiterleitung von Anfragen (E-Mail/Telefon)
• Umsetzung von Maßnahmen veranlasst durch den Arbeitsschutz
• Kommunikation und Betreuung von externen Dienstleistern (Wachschutz, Hausverwaltung, Handwerker, Reinigungsfirmen
• Tägliche Bearbeitung der Post sowohl physisch als auch digital
• Reibungslose Abwicklung von Versandaufträgen national und international (Paketsendungen & Speditionsaufträge)
• Bestellwesen und Verwaltung von Arbeitsmaterialen / Büroeinrichtung nach vorgegebenen Beschaffungsrichtlinien im Büro und HO
• Inventur
• Unterstützung der Projektbüros (Arbeitsmaterialen, Büroeinrichtung etc.)
• Beauftragung regelmäßiger Reinigungsaktionen (Fenster- und Küchenreinigung etc.)
• Instandhaltung der Büroräume und Einrichtung (z.B. Unterstützung DGUV Prüfung)
• Unterstützung bei der Umsetzung von internen und externen Veranstaltungen
• Eigenständige Umsetzung und Erstellung von Prozessentwürfen
• Unterstützung und Zuarbeit in verschieden Projekten und Arbeitsgruppen
• Unterstützung der Bereichsleitung Legal & Officemanagement (Terminorganisation, Eventplanung, Reisekostenabrechnung, Protokollerstellung etc.)
• Bei Bedarf Bereitschaft als Ersthelfer und/ oder Brandschutzhelfer zu fungieren (inkl. erforderlichen Weiterbildung)

• Kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung sowie Berufserfahrung in einem ähnlichen Tätigkeitsfeld
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und souveräner Umgang am Telefon
• Verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• eine sinnvolle Aufgabe für unseren Planeten
• großartige Kolleginnen und Kollegen plus größtmöglichen Gestaltungsspielraum
• flache Hierarchien und kurze Wege, zentral im Herzen von Berlin-Mitte (nahe Bhf. Friedrichstraße)
• flexible Arbeitszeiten, Homeoffice und 30 Tage Urlaubsanspruch (bis zu 3 Wochen am Stück)
• vermögenswirksame Leistungen entsprechend gesetzlicher Regeln; ab 3 Jahren Betriebszugehörigkeit auch betriebliche Altersvorsorge
• frei wählbare Incentives für Sport, Family Care, Lifestyle oder JobTicket (insgesamt 528€ pro Jahr)
• ganz vorne Mitspielen oder einfach Dabeisein z. B. im WWF Chor, Band, Fußball- oder Volleyball-Team
• Erfolge feiern oder Pausen genießen mit Kaffee und Kollegen über den Dächern von Berlin

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