Mitarbeiterin oder Mitarbeiter (w/m/d) im Bereich der Zentralregistratur - befristet für die Dauer von zwei Jahren

Über uns
Im Hessischen Ministerium für Familie, Senioren, Sport, Gesundheit und Pflege (HMFG) werden die Lebensthemen unserer Gesellschaft behandelt.
Verstärken Sie unser Team in der Abteilung I „Zentrales“.

Ihre Aufgaben
Sie übernehmen zahlreiche Serviceleistungen, u.a.:

• scannen Sie alle Posteingänge und aktenrelevante Dokumente, einschließlich Qualitätsprüfung und Metadatenerfassung
• arbeiten Sie mit bei der zentralen Akten- und Schriftgutverwaltung auf papierner und digitaler Ebene, wie z.B. der Einlagerung und Ausgabe von papiernen Akten. Sie unterstützen die Aussonderungsarbeiten, legen neue Vorgänge an und sonstige Unterlagen ab und arbeiten bei der digitalen Systematisierung der Metadaten, der Ablage und bei der Fristenverwaltung mit
• bearbeiten Sie sämtliche Postein- und Postausgänge (papiergebunden und im Dokumentenmanagementsystem) und prüfen diese auf Scanerfordernis
• überwachen und prüfen Sie den Scanprozess, organisieren die Ablage und Aufbewahrung der Poststücke, leiten die digitalen und papiernen Posteingänge an die zuständigen Stellen weiter, bearbeiten ggf. Rechercheaufträge u.v.m.

Änderungen des Aufgabengebiets bleiben vorbehalten.

Hinweis: Es sind regelmäßig (schwere) Lasten zu heben und zu tragen und auch diverse Strecken zu Fuß zurück zu legen.

Unsere Anforderungen

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung, vorzugsweise zur Kauffrau / zum Kaufmann für Büromanagement bzw. zur / zum Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbar
• Wünschenswert sind Erfahrungen in der Schriftgutverwaltung und im Arbeiten mit dem elektronischen Dokumentenmanagementsystem
• Sie sind aufgeschlossen gegenüber Digitalisierungsprozessen
• Sie sind offen, kommunikativ und verfügen über eine ausgeprägte Teamorientierung sowie ein überzeugendes Auftreten. Von allen sich bewerbenden Personen erwarten wir Vielfaltskompetenz.
• Sie zeichnen sich durch eine überdurchschnittliche Leistungsbereitschaft, Belastbarkeit und Flexibilität aus.
• Sie verfügen über Organisationstalent und behalten auch in herausfordernden Situationen und unter Zeitdruck den Überblick.
• Im Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen sind Sie sicher und routiniert.

Unsere Angebote

• Spannendes Arbeitsumfeld mit sehr guter Infrastruktur mitten in Wiesbaden
• Flexible Arbeitszeitgestaltung (6:00 bis 21:00 Uhr) und zahlreiche individuelle Teilzeitmodelle
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Familie, Pflege und Beruf (z.B. mobiles Eltern-Kind-Zimmer, Kindernotfall- und Ferienbetreuung, Pflege-Guide etc.): Gütesiegel Familienfreundlicher Arbeitgeber Land Hessen
• Gezielte Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten und eine moderne Personalentwicklung
• Maßnahmen zur Gesundheitsförderung (z.B. Sportangebote und ausgewogene Ernährung in der ministeriumseigenen Cafeteria)
• Kfz- und Fahrradstellplätze direkt am Ministerium; kostenfreie Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs mit dem LandesTicket Hessen – nicht nur für den Arbeitsweg
• Vergütung und Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Landes Hessen (bis Entgeltgruppe 8 TV-H)