Mitarbeiter/in in Gästebetreuung und Sekretariat (m/w/d)

Das Kuratorium für die Tagungen der Nobelpreisträger in Lindau e.V. sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n

Mitarbeiter/in in Gästebetreuung und Sekretariat (m/w/d) in Vollzeit (100%)

Seit 1951 treffen sich jährlich ca. 30 Nobelpreisträger und ca. 600 Nachwuchswissenschaftler aus ca. 100 Ländern am Bodensee, um über zentrale wissenschaftliche Fragen der Gegenwart zu diskutieren. Ziel dieser international einzigartigen Tagungen ist es, den internationalen Dialog zwischen wissenschaftlichen Generationen zu fördern. Die Tagungen werden auf Englisch durchgeführt und ausgerichtet vom Kuratorium für die Tagungen der Nobelpreisträger in Lindau und von der Stiftung Lindauer Nobelpreisträgertagungen.

Das Aufgabengebiet umfasst die Mitarbeit im Sekretariatsteam, mit besonderem Schwerpunkt auf der Betreuung unserer hochrangigen Tagungsgäste, inkl. Gästeeinladungen, Tagungsvorbereitung, Datenbankpflege und Recherchen, sowie der Unterstützung der Geschäftsleitung.

Zum Tätigkeitsspektrum gehören u.a. Front-Office und Büroempfang, Reise- und Terminplanung, Korrespondenz, Versand der Publikationen und die gelegentliche Unterstützung der Buchhaltung. Die genauen Aufgaben werden in Abstimmung mit dem Leiter der Geschäftsstelle festgelegt.

• Idealerweise verfügen Sie über eine Ausbildung im Büromanagement, als Bürokaufmann/-frau oder als Fremdsprachenkorrespondent/in. Darüber hinaus besitzen Sie mindestens drei Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sie arbeiten sehr selbständig, aber bevorzugt im Team. Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein zeichnen Sie aus.
• Sie sind aufgeschlossen und kommunikationsfreudig; die Kontaktaufnahme zu bestehenden und neuen Ansprechpartnern auch internationaler Herkunft bereitet Ihnen keine Schwierigkeiten.
• Sie arbeiten strukturiert und verfügen über sehr gute Organisations- und Koordinierungsfähigkeiten
• Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen. Eine hohe IT-Affinität ist wünschenswert. Kenntnisse in Adobe InDesign sind von Vorteil.

Wir bieten eine interessante und anspruchsvolle Tätigkeit mit besonderer gesellschaftlicher Strahlkraft in einem engagierten Team, die ein hohes Maß an Einsatz und Engagement erfordert.