Mehrere Mitarbeitende (w/m/d) in den Bereichen "Zentraler Einkauf/Hausverwaltung", "Telefondienst/allgemeine Büroarbeiten" und "Zentrale Kopierstelle/Materialausgabe/Bibliothek"

Über uns
Im Hessischen Ministerium für Familie, Senioren, Sport, Gesundheit und Pflege (HMFG) werden die Lebensthemen unserer Gesellschaft behandelt.

Verstärken Sie unser Team in der Abteilung I "Zentrales".

Ihre Aufgaben
Es sind mehrere Stellen mit unterschiedlichen Schwerpunkten zu besetzen. Es erwartet Sie jeweils ein vielfältiges und abwechslungsreiches Aufgabenfeld; Sie übernehmen zahlreiche Serviceleistungen.

• Im Bereich „Zentraler Einkauf/Hausverwaltung“
  • beschaffen Sie Gegenstände der allgemeinen Büro- und Geschäftsausstattung; ferner
  • kümmern Sie sich beispielswiese um die Schlüsselausgabe, um die Ausstattung der Arbeitsplätze mit Mobiliar, um die Reparatur beschädigten Mobiliars und um die Organisation bzw. die Durchführung von hausinternen Umzügen; bei Störungen im Dienststellenbetrieb initiieren Sie die Störungsbehebung, indem Sie beispielsweise Servicefirmen kontaktieren bzw. beauftragen

• Im Bereich „Telefondienst/allgemeine Büroarbeiten“
  • sind Sie als „die freundliche Stimme am anderen Ende der Leitung“ unsere „Visitenkarte“, indem Sie die Anrufe der Bürgerinnen und Bürger bzw. deren Anliegen entgegennehmen und sich professionell um deren Weitervermittlung an die fachlich zuständigen Ansprechpartnerinnen oder Ansprechpartner innerhalb des Ministeriums bemühen; dank Ihrer Fähigkeit, dem „Gegenüber“ zuzuhören bzw. die für eine treffsichere Weitervermittlung des Anrufs entscheidenden Rückfragen zu stellen, sorgen maßgeblich Sie dafür, bei den anrufenden Bürgerinnen und Bürgern deren telefonischen Erstkontakt mit dem Ministerium positiv zu besetzen; ferner
  • übernehmen Sie allgemeine Büroarbeiten wie Internetrecherchen, Ablage und Wiedervorlage, Terminverwaltung, Postfachpflege etc.; Sie verwalten die Dienstsiegel, unterstützen beim Abfassen von Korrespondenz auf Basis fachlicher Zulieferung aus den Fachabteilungen des Ministeriums und kümmern sich in Abstimmung mit dem arbeitsmedizinischen Dienst um die Ausstattung der Beschäftigten mit Bildschirmarbeitsbrillen

• Im Bereich „Zentrale Kopierstelle/Materialausgabe/ Bibliothek“
  • koordinieren Sie die (interne oder externe) Abwicklung von Druckaufträgen und verwalten bzw. pflegen Sie die Etagenkopierer; ferner
  • beschaffen und verwalten Sie das Büromaterial und kümmern sich um die Bibliothek bzw. organisieren Zeitschriftenumläufe.
  • Im Bedarfsfall unterstützen Sie beispielsweise in der Zentralen Posteingangs- und Ausgangsstelle, im hausinternen Botendienst und in der Hausverwaltung

Änderungen des jeweiligen Aufgabengebietes bleiben vorbehalten.

Die Tätigkeit im Bereich "Telefondienst/allgemeine Bürotätigkeiten" ist mit festen Servicezeiten verbunden; eine ausgeprägte Serviceorientierung und eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit werden hier vorausgesetzt.

Unsere Anforderungen

• Sie haben eine Berufsausbildung erfolgreich abgeschlossen; im Bereich "Telefondienst/allgemeine Bürotätigkeiten" ist eine abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau / zum Kaufmann für Büromanagement bzw. zur / zum Verwaltungsfachangestellten oder einen vergleichbaren Abschluss wünschenswert bzw. von Vorteil.
• Sie sind offen, kommunikativ und verfügen über eine ausgeprägte Teamorientierung sowie ein überzeugendes Auftreten. Von allen sich bewerbenden Personen erwarten wir Vielfaltskompetenz.
• Sie zeichnen sich durch eine überdurchschnittliche Leistungsbereitschaft, Belastbarkeit und Flexibilität aus.
• Sie verfügen über Organisationstalent und behalten auch in herausfordernden Situationen und unter Zeitdruck den Überblick.
• Im Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen sind Sie sicher und routiniert.

Unsere Angebote

• Spannendes Arbeitsumfeld mit sehr guter Infrastruktur mitten in Wiesbaden
• Flexible Arbeitszeitgestaltung (6:00 bis 21:00 Uhr) und zahlreiche individuelle Teilzeitmodelle
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Familie, Pflege und Beruf (z.B. mobiles Eltern-Kind-Zimmer, Kindernotfall- und Ferienbetreuung, Pflege-Guide etc.): Gütesiegel Familienfreundlicher Arbeitgeber Land Hessen
• Gezielte Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten und eine moderne Personalentwicklung
• Maßnahmen zur Gesundheitsförderung (z.B. Sportangebote und ausgewogene Ernährung in der ministeriumseigenen Cafeteria)
• Kfz- und Fahrradstellplätze direkt am Ministerium; kostenfreie Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs mit dem LandesTicket Hessen – nicht nur für den Arbeitsweg
• Vergütung und Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Landes Hessen (bis Entgeltgruppe 8 TV-H)