Leiterin / Leiter der Abteilung Dienstreisen (w/m/d)

Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und ver­mittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 9.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.

Wir suchen für die Dienstleistungseinheit Personal­service (PSE) ab 01.04.2025 unbefristet eine/einen

Leiterin / Leiter der Abteilung Dienstreisen (w/m/d)

• Führung. Sie leiten die Abteilung Dienst­reisen als Teil der Dienst­leistungs­einheit Personal­service des KIT. Dabei koordinieren Sie die Zusammen­arbeit Ihrer Mitarbeitenden und fördern aktiv deren berufliche wie persönliche Entwicklung.
• Gestaltung. Sie tragen die Verantwortung für die effiziente Organisation verschiedener Aufgaben. Dazu analysieren und optimieren Sie fortlaufend die zugrunde­liegenden Prozesse und gestalten die strukturelle Entwicklung der Abteilung strategisch mit.
• Beratung. Als Ansprechperson für das Präsidium sowie für Personen in Leitungs- und Führungs­positionen am KIT beraten Sie umfassend zu den Themen Ihrer Abteilung und beantworten Grund­satz­fragen. Sie gewähr­leisten die aktuelle Information zum Angebots- und Leistungs­portfolio Ihrer Abteilung und sorgen für einen ziel­gruppen­gerechten Wissens­transfer rund um das Thema Dienst­reisen ins KIT.
• Steuerung. Sie verantworten das Controlling der Abteilung und stellen die rechts­sichere und frist­gerechte Bearbeitung bzw. Abrechnung der Dienst­reisen sicher.
• Kooperation. Zu Ihren Aufgaben zählt auch die aktive Mitwirkung in fach­bezogenen Arbeits­kreisen oder Projekten innerhalb wie außerhalb des KIT.

• Ausbildung. Sie haben ein betriebs­wirt­schaftliches Hochschul­studium mit Schwerpunkt Rechnungs­wesen, Finanz­wirt­schaft oder Steuern erfolg­reich abgeschlossen.
• Expertise. Sie besitzen fundierte Kenntnisse des Landes­reise­kosten­gesetztes (LRKG) sowie des Landes­umzugs­kosten­gesetz (LUKG) Baden-Württemberg. Zudem bringen Sie Expertise hinsichtlich steuer­rechtlicher Frage­stellungen bei der Abwicklung von Dienst­reisen mit. Sie verfügen über Erfahrungen mit der CO2-Abgabe. Erfahrung mit dem Travel­management-Tool der Firma SMS System-Management Stiewi GmbH sind von Vorteil, aber keine Voraus­setzung.
• Führung. Sie führen Ihre Mitarbeitenden situativ und steuern aktiv deren Weiter­entwicklung. Außerdem umfasst Ihr Führungs­verhalten eine strategisch-gestalterische und ganz­heit­liche Perspektive.
• Prozessdenken. Ihre Arbeits­weise zeichnet sich durch ein strukturiertes Vorgehen aus. Sie arbeiten ergebnis­orientiert und über­nehmen gerne die Verantwortung für die Aufgaben und Prozesse Ihres Zuständig­keits­bereichs. Dank Ihrer Auffassungs­gabe gelingt es Ihnen, komplexe Sachverhalte zu durch­dringen und ziel­führende Lösungen zu erarbeiten.
• Zusammenarbeit. Die service­orientierte, wertschätzende Zusammen­arbeit mit anderen Organisations­einheiten am KIT zählt zu Ihren Stärken. Einwänden begegnen Sie mit einer nach­voll­zieh­baren Argumentation. Eine gute Aus­drucks­fähigkeit in deutscher und englischer Sprache rundet Ihr Profil ab.

Teil bei der einzigen deutschen Exzellenz­universität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervor­ragenden Arbeits­bedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer ziel­gerichteten Einarbeitung sowie breit­gefächerten Weiterqualifizierungs­angeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeits­zeit­modellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeit­angeboten sowie Kinder- und Ferien­betreuungs­angeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein viel­seitiges Angebot in verschiedenen Mensen.

Wir streben eine möglichst gleichmäßige Besetzung der Arbeitsplätze mit Beschäftigten (w/m/d) an und würden uns daher insbesondere über Bewerbungen von Frauen freuen.

Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.