Koordinator*in in der digitalen Scan- und Postgutstelle (m/w/d)
Arbeitgeber: Stadt Neumünster
Einsatzort: 24534 Neumünster
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für unseren Fachdienst Gebäudemanagement eine*n
Koordinator*in in der digitalen Scan- und Postgutstelle
Die Beschäftigung erfolgt unbefristet in Vollzeit (39 bzw. 41 Wochenstunden) mit der Entgeltgruppe 9a TVöD/VKA bzw. Besoldungsgruppe A 9.
Qualitätssicherung
» Qualitätssicherung der digitalen Postdokumente und unterstützen der Mitarbeitenden der digitalen Poststelle in Bezug auf das Qualitätsmanagement
Mitwirkung bei der Organisation von Arbeitsabläufen
» Unterstützung der Abteilungsleitung 65.4 beim Transformationsprozess von der analogen zur digitalen Postverteilung durch Mitwirkung bei der Organisation der Arbeitsabläufe innerhalb der Poststelle
» Sicherstellung eines guten Prozessablaufes innerhalb der Schnittstellenarbeit zwischen der Poststelle, den diversen Fachdiensten und dem IT-Bereich
Sicherstellung funktionierender Schnittstellen
» Überwachung der Scan-Prozesse nach der technischen Richtlinie zum rechtssicheren Scannen (TR-Ressiscan) und Unterstützung der Mitarbeitenden bei der Einhaltung der Schutzbedarfsanalyse für die einzelnen Organisationseinheiten
» Sicherstellung eines guten Prozessablaufes innerhalb der Schnittstellenarbeit zwischen der Poststelle, den diversen Fachdiensten und dem IT-Bereich
Clearingfunktion
» Aufbau eines gut funktionierenden Fehlermanagements als Ergebnis der Übernahme der Clearingfunktion
» Sie verfügen über die Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt der Fachrichtung Allgemeine Dienste (ehemals mittlerer allgemeiner Verwaltungsdienst) oder gehören zu den vergleichbaren Beschäftigten mit abgeschlossener Angestelltenprüfung I.
» Oder Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder einer vergleichbaren Qualifikation (idealerweise mit einem Schwerpunkt auf Digitalisierung, Scannen oder Verwaltungstätigkeiten)
» Erfahrungen im Bereich der Digitalen Poststelle oder im Bereich von Büroorganisation oder Scantätigkeiten sind wünschenswert
» Anwenderkenntnisse im Bereich MS-Office
» Anwenderkenntnisse im Bereich der elektronischen Akte (enaio) sind wünschenswert bzw. müssen sich kurzfristig angeeignet werden
» Sie sind körperlich belastbar und verfügen über einen sorgfältigen Arbeitsstil
» Sie sind teamfähig und serviceorientiert