Executive Assistant / Office Manager (m/w/d)

Du findest ein Beratungsumfeld, in dem Du von Tag eins an Verantwortung übernimmst, Erfolge feiern und täglich dazulernen kannst, reizvoll? Du genießt es, die gute Seele im Unternehmen zu sein, hast das Büro im Griff und fühlst dich in der Administration und Organisation zu Hause?

Dann werde Teil unseres Teams und unterstütze uns dabei, die Städte und Regionen der
Zukunft zu gestalten.

Wir suchen zum 01.06.2025 eine/n engagierte/n

Executive Assistant / Office Manager (m/w/d)
in Voll- oder Teilzeit (mind. 25 Std./Woche)

• Als Allroundtalent stellst du einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft sicher.
• Du führst anfallende administrative und organisatorische Aufgaben durch.
• Du bist nicht nur die organisatorische, sondern auch die soziale Drehscheibe im Büro.
• Du erledigst jegliche Art der Korrespondenz in deutscher und gelegentlich auch in englischer Sprache.
• Du unterstützt die Geschäftsleitung bei operativen Aufgaben.
• Du hilfst deinen KollegInnen bei der Fertigstellung von Angeboten und Berichten durch Korrekturlesen.
• Du wirkst bei der Reisebuchung des Teams mit.
• Du arbeitest bei der Planung und Durchführung von internen Projekten und Veranstaltungen mit.
• Unsere Kunden und Lieferanten betreust du über die Telefonzentrale sowie Gäste vor Ort.
• Du verwaltest und beschaffst Büro-/Verbrauchsmaterial.

• Du hast eine abgeschlossene Ausbildung mit kaufmännischem Schwerpunkt.
• Idealerweise bringst Du mindestens 3 Jahre relevante Berufserfahrung, möglichst im Beratungs- oder Projektumfeld, mit.
• Du verfügst über hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Selbstständigkeit.
• Du schaust gerne „über den Tellerrand“.
• Du bist ein wahres Organisationstalent und kommunikationsstark.
• Ein strukturiertes, lösungs- und serviceorientiertes Vorgehen ist für Dich selbstverständlich.
• Du arbeitest proaktiv und bringst viel Eigeninitiative mit.
• Deutschkenntnisse auf professionellem Niveau setzen wir voraus.
• Bei Bedarf kannst Du Dich auch auf Englisch verständigen.
• Du bist geübt und versiert im Umgang mit der gängigen MS Office Software.

• Willkommen im Team! Damit Du Dich direkt bei uns wohlfühlst, begleiten wir Dich mit unserem agiplan public-Onboarding während der ersten Monate im Unternehmen.
• Teamgeist und eine ausgeprägte Kollegialität machen es Dir einfach, Dich zu integrieren und aktiv einzubringen.
• Spannende, dynamische Projekte mit „Sinn“ – mitten aus dem Leben und mit einem gesellschaftspolitischen und nachhaltigen Anspruch
• Bekannte Kunden auf allen Ebenen der öffentlichen Hand
• Ein attraktives, faires und leistungsorientiertes Vergütungsmodell ist für uns eine Selbstverständlichkeit.
• Arbeiten auf der Höhe der Zeit: Wir vertrauen auf unser flexibles Arbeitszeitmodell mit Überstundenausgleich, so dass Du Beruf und Privatleben optimal miteinander vereinbaren kannst.
• Ein iPhone und ein Notebook darfst Du ausdrücklich auch privat nutzen.
• Deine Gesundheit geht vor: Unsere Gruppenunfallversicherung sichert dich zusätzlich ab und gilt zudem im privaten Bereich.
• Deine Altersvorsorge interessiert uns schon jetzt: Wir beteiligen uns gerne an der betrieblichen Altersvorsorge.
• Eine gute Erreichbarkeit im ÖPNV oder auch mit dem Job-Fahrrad durch die Saarner Ruhrauen sowie ausreichende Parkplatzkapazität sorgen für einen guten Start in den Tag.