Executive Assistant (m/w/d)

Are you looking for a new challenge?

Suchst Du eine neue Herausforderung? Dann suchen wir dich!

Die IFS Management GmbH ist ein weltweit tätiges mittelständisches Unternehmen. Wir entwickeln private Standards und Programme im Bereich Lebensmittel- und Produktsicherheit. Diese tragen dazu bei, dass Kunden im Einzelhandel sichere Lebensmittel sowie Haushalts- und Kosmetikprodukte kaufen können. Der IFS zeichnet sich dabei durch eine hohe Affinität zu Innovationen und digitalen Technologien aus. Wir sind eine Tochtergesellschaft des Handelsverbands Deutschland (HDE) und des französischen Handelsverbands FCD. Unsere Hauptsitze sind in Berlin und Paris. Darüber hinaus haben wir Büros und Repräsentanzen in mehreren Ländern. Unsere Arbeitssprache ist Englisch.

Zur Unterstützung des Managing Directors suchen wir eine/n erfahrene/n
Executive Assistant (m/w/d)
mit ausgezeichneten Englischkenntnissen (verhandlungssicher in Wort und Schrift)

Als Assistent/in des Geschäftsführers spielst du eine entscheidende Rolle bei der Abwicklung des Tagesgeschäfts. Du verwaltest den Terminkalender unseres Geschäftsführers, planst Geschäftsreisen und bereitest Sitzungen vor. Als Kontaktperson für externe Geschäftspartner und IFS-Kollegen wickelst du die Kommunikation ab und wirst für eine breite Palette von Verwaltungs- und Unterstützungsaufgaben zuständig sein. Die Stelle erfordert eine proaktive Person mit ausgeprägten Kommunikationsfähigkeiten, Organisationstalent und die Fähigkeit effizient und selbstständig zu arbeiten.

• Du arbeitest als Assistent / Assistentin im Sekretariat des Managing Directors und übernimmst die Korrespondenz, Terminkoordination, Datenpflege, Telefondienst, Ablage
• Du bereitest Sitzungen und Termine vor, erstellst Unterlagen und Präsentationen und koordinierst die Zuarbeiten der einzelnen Geschäftsbereiche.
• Du bist Kontaktstelle für Anfragen der IFS-Kollegen und Kolleginnen sowie externe Interessengruppen.
• Du bist Schnittstelle zu den Kollegen und Kolleginnen des Handelsverbands Deutschland sowie dessen Netzwerk und koordinierst die Aufgaben unseres Managing Directors dort..
• Du organisierst die Dienstreisen unseres Managing Directors und wenn nötig weiteren Kollegen sowie bearbeitest die Reisekostenabrechnungen.
• Du übernimmst Verantwortung für die Büroorganisation, Bestellung von Büromöbeln, und -materialien und arbeitest mit den jeweiligen Dienstleistern zusammen.

• Du hast deine kaufmännische Ausbildung oder Studium (BA) erfolgreich abgeschlossen
• Du verfügst über entsprechende Berufserfahrung im Sekretariatsbereich oder als Assistent/in der Geschäftsführung
• Deine Deutsch-, und Englischkenntnisse sind exzellent und verhandlungssicher. Idealerweise bringst du auch Französischkenntnisse mit.
• Du verfügst über sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office und MS Teams
• Du zeichnest dich durch eine eigenständige, engagierte und strukturierte Arbeitsweise aus.
• Wahrung der Vertraulichkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen sind für dich selbstverständlich.
• Dein Auftreten ist souverän und freundlich und du arbeitest gern im Team
• Gute Kommunikationsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Kreativität runden dein Profil ab.

• Eine Festanstellung ohne Befristung
• Attraktives Gehalt
• Einen Arbeitsplatz mitten im pulsierenden Herzen Berlins
• Ein hoch motiviertes, internationales Team, das aus erfahren Professionals und ambitionierten Berufseinsteigern besteht
• Familienfreundliches und flexibles Arbeiten mit Homeoffice Möglichkeit
• Soziale Aktivitäten zur Stärkung des Teamspirits