Dekanatsassistent*in (m/w/d) / Office Manager*in (m/w/d)

In der Technischen Fakultät ist die folgende Position zu besetzen:

Dekanatsassistent*in (m/w/d) / Office Manager*in (m/w/d)

Kennziffer: Tech24522

• Start: nächstmöglich
• Vollzeit
• Vergütung nach E8 TV-L
• unbefristet

Ihr Arbeitsbereich als Sekretariat / Assistenz liegt im Dekanat der Technischen Fakultät, dem organisatorischen „Herz“ der Fakultät. Dabei arbeiten Sie vorrangig für die Fakultätsleitung, d. h. für die*den Dekan*in und die Geschäftsführung. Die Technische Fakultät umfasst die Fachbereiche Informatik und Biotechnologie. Wir sind eine junge, dynamische und for­schungs­starke Fakultät mit 22 For­schungs­gruppen, rund 240 Mitarbeiter*innen und knapp 1400 Studierenden. Wir bilden den Nach­wuchs für die zukünftigen Herausforderungen unserer Gesellschaft aus. Wir forschen und ko­ope­rie­ren mit nationalen und internationalen Partner*innen aus Wissenschaft, Wirtschaft und Gesell­schaft und sind gleichzeitig fest in unserer Region Ostwestfalen Lippe verankert.

Sind Sie bereit, Ihr Organisationstalent und Ihre Kommunikationsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld unter Beweis zu stellen und arbeiten Sie gerne für Menschen mit Menschen? Werden Sie Teil unserer Fakultät und gestalten Sie gemein­sam mit uns die Zukunft. Wir bieten Ihnen abwechslungsreiche und interessante Tätigkeiten mit kurzen Kommunikations­wegen sowie eine offene und wertschätzende Arbeits- und Gesprächskultur.

Allgemeine verwaltungstechnische und orga­ni­sa­to­rische Aufgaben im Dekanat u. a.

• Auskünfte aller Art
• Terminmanagement
• Mitwirkung bei der Organisation der Fakultät (Mailingslisten, Personenverzeichnisse, Prozesse aller Art etc.)
• Pflege der Website der Fakultät
• Veranstaltungsmanagement
• Dokumentation

Inhaltliche Vor- und Aufbereitung von Verwaltungs­vorgängen u. a.

• Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen ein­schließlich Berufungskommissionen und anderen Terminen
• Zusammenstellung der Unterlagen
• Auswertung und Nachbereitung von Protokollen und Schriftsätzen

Es handelt sich um Aufgaben im Rahmen einer Vertretung. Nach Rückkehr der*des Stelleninhaber*in ist eine Aufgaben­änderung im Arbeitsbereich denkbar.

Das erwarten wir

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kauf­män­ni­schen Aus­bil­dungs­beruf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Industriekauffrau*mann, Fremd­sprachensekretär*in, Sekretär*in, Kauffrau*mann für Büro­manage­ment, Rechtsanwalts- und Notar­fach­an­ge­stellte*r)
• nachgewiesene mehrjährige Berufserfahrung (mindestens 2 Jahre) mit Sekretariats-/Assistenzaufgaben
• Aufgeschlossenheit gegenüber dem Wissenschafts­betrieb
• Freude am Umgang mit unterschiedlichsten Personen­gruppen
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (in Wort und Schrift)
• sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikations­fähigkeit
• gute Anwendungskenntnisse in MS Office-Programmen
• Bereitschaft, sich in digitale Prozesse und Formate ein­zu­arbeiten
• strukturierte, sorgfältige, selbstständige und lösungs­orien­tierte Arbeitsweise
• kooperativer und teamorientierter Arbeitsstil
• hohe Flexibilität
• ausgeprägte Serviceorientierung

Das wünschen wir uns

• Erfahrungen in der Hochschulverwaltung
• Kenntnisse des Wissenschaftsbetriebes und des Hoch­schul­bereiches
• Erfahrung in Pflege von Websites
• Erfahrung im Veranstaltungsmanagement

• Vergütung nach E8 TV-L
• unbefristet
• Vollzeit
• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventions­angeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Flexible Arbeitszeiten sowie FlexWork-Möglichkeit (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• gute Verkehrsanbindung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
• vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)