Bürosachbearbeitung (w/m/d) im Vorzimmer der Institutsleitung
Das Bundesinstitut für Bau-, Stadt- und Raumforschung (BBSR) im Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung (BBR) ist die Ressortforschungseinrichtung des Bundes im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen (BMWSB) für die Themenbereiche Stadtentwicklung, Raumordnung, Wohnen und Bauwesen. Zudem setzt das BBSR vielfältige Förder- und Investitionsprogramme im Bereich von Klimaschutz und Stadtentwicklung um.
Für unsere wichtigen gesellschaftspolitischen und ökologischen Aufgaben suchen wir für den Stab „Direktor und Professor“ zum nächstmöglichen Zeitpunkt auf Dauer eine:
Bürosachbearbeitung (w/m/d)
im Vorzimmer der Institutsleitung
Der Dienstort ist Bonn.
Kennziffer: 301-24
Der Stab „Direktor und Professor“ unterstützt die Leitung des Instituts in folgenden Bereichen: Vorbereitung von Leitungsentscheidungen; Koordination der Zusammenarbeit mit dem Bundesministerium für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen, mit Institutionen des Bundes und der Länder sowie Forschungseinrichtungen; Beratung sowie Sonderaufgaben der Institutsleitung; Bearbeitung von Organisations- und Personalangelegenheiten des BBSR.
Innerhalb dieses Stabes umfasst Ihr Aufgabengebiet folgende Bereiche:
- Vorbereitung und Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen (z. B. Buchungen, Reservierungen von Dienstwagen)
- Terminplanung, Terminüberwachung, Vorbereitung der Terminmeldungen
- Protokollführung bei Besprechungen, Fertigen von Sachstandsberichten
- Bearbeiten von Reisevorgängen der Institutsleitung
- Koordinierung der Ticketbestellungen, der Hotelzimmerreservierungen und der Kraftfahrerbereitstellungen
- Ansprechperson für alle Angelegenheiten der Institutsleitung, sowohl intern als auch extern
- Anlaufstelle für alle Beschäftigten des Instituts, alle Besucher und für die Zentralabteilung in organisatorischen Angelegenheiten
Vorausgesetzt werden:
- abgeschlossene Ausbildung im Bereich Bürokommunikation / Büromanagement bzw. eine abgeschlossene Verwaltungsausbildung als Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung
- praktische Verwaltungserfahrung sowie umfassende Kenntnisse im Bereich Büroorganisation
- fundierte EDV-Kenntnisse (insbesondere Word, Excel, PowerPoint)
- sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen in der deutschen Sprache
- ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie Kommunikations-, Informations- und Teamfähigkeit
- selbstständiges und ergebnisorientiertes Arbeiten
- hohe Leistungsbereitschaft und Durchsetzungsfähigkeit
- Offenheit und Fähigkeit, sich in neue Arbeitsbereiche schnell und intensiv einzuarbeiten
- Flexibilität, Vertrauenswürdigkeit und Verschwiegenheit
Wünschenswert sind:
- praktische Verwaltungserfahrung sowie Kenntnisse im Bereich Büroorganisation
- Fachwissen im Bereich der BHO und des BRKG
Bezahlung
Die Eingruppierung erfolgt in Entgeltgruppe 6 TVEntgO des Bundes, soweit die persönlichen Anforderungen erfüllt sind. Zusätzlich kann eine außertarifliche Zulage in Höhe von 400,- € monatlich für die Dauer der Tätigkeit gezahlt werden.
Das Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung ist ein moderner, zukunftssicherer und familienfreundlicher Arbeitgeber mit allen Vorzügen des öffentlichen Dienstes. Hierfür wurden wir wiederholt durch das audit berufundfamilie zertifiziert.
Wir bieten unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
- interessante und anspruchsvolle Aufgaben in einem kollegialen und familienfreundlichen Umfeld
- strukturierte Einarbeitung
- flexible Arbeitszeiten und ‑formen, wie beispielsweise Gleitzeit von 6 Uhr bis 21 Uhr, individuelle Teilzeitvereinbarungen, die auch mit mobilem Arbeiten kombiniert werden können
- persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten durch ein umfassendes Fortbildungsangebot, unter anderem durch die Bundesakademie für öffentliche Verwaltung
- eine ergänzende Altersvorsorge (VBL) und Jahressonderzahlung für Tarifbeschäftigte sowie vermögenswirksame Leistungen
- ein vergünstigtes Deutschland-Jobticket für den öffentlichen Personennahverkehr
- umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement