Bürosachbearbeitung (w/m/d) im Vorzimmer der Institutsleitung

Das Bundesinstitut für Bau-, Stadt- und Raumforschung (BBSR) im Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung (BBR) ist die Ressortforschungseinrichtung des Bundes im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen (BMWSB) für die Themenbereiche Stadtentwicklung, Raumordnung, Wohnen und Bauwesen. Zudem setzt das BBSR vielfältige Förder- und Investitionsprogramme im Bereich von Klimaschutz und Stadtentwicklung um.

Für unsere wichtigen gesellschaftspolitischen und ökologischen Aufgaben suchen wir für den Stab „Direktor und Professor“ zum nächstmöglichen Zeitpunkt auf Dauer eine:

Bürosachbearbeitung (w/m/d)
im Vorzimmer der Institutsleitung

Der Dienstort ist Bonn.
Kennziffer: 301-24

Der Stab „Direktor und Professor“ unterstützt die Leitung des Instituts in folgenden Bereichen: Vorbereitung von Leitungs­entscheidungen; Koordination der Zusammenarbeit mit dem Bundes­ministerium für Wohnen, Stadt­entwicklung und Bauwesen, mit Institutionen des Bundes und der Länder sowie Forschungs­einrichtungen; Beratung sowie Sonder­aufgaben der Institutsleitung; Bearbeitung von Organisations- und Personal­angelegenheiten des BBSR.

Innerhalb dieses Stabes umfasst Ihr Aufgabengebiet folgende Bereiche:

• Vorbereitung und Organisation von Besprechungen und Ver­anstaltungen (z. B. Buchungen, Reser­vie­rungen von Dienstwagen)
• Terminplanung, Terminüberwachung, Vor­bereitung der Termin­meldungen
• Protokollführung bei Besprechungen, Fertigen von Sach­standsberichten
• Bearbeiten von Reisevorgängen der Instituts­leitung
• Koordinierung der Ticket­bestellungen, der Hotel­zimmer­reservierungen und der Kraft­fahrer­bereit­stellungen
• Ansprechperson für alle Angelegen­heiten der Instituts­leitung, sowohl intern als auch extern
• Anlaufstelle für alle Beschäftigten des Instituts, alle Besucher und für die Zentral­abteilung in orga­nisatorischen Angelegenheiten

Vorausgesetzt werden:

• abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büro­kommunikation / Büro­management bzw. eine abgeschlossene Verwaltungs­ausbildung als Verwaltungs­fach­angestellte / Verwaltungs­fach­angestellter oder eine vergleichbare kauf­männische Ausbildung
• praktische Verwaltungs­erfahrung sowie umfassende Kenntnisse im Bereich Büro­organisation
• fundierte EDV-Kenntnisse (insbesondere Word, Excel, PowerPoint)
• sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucks­vermögen in der deutschen Sprache
• ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie Kommunikations-, Informations- und Team­fähigkeit
• selbstständiges und ergebnis­orientiertes Arbeiten
• hohe Leistungsbereitschaft und Durchsetzungs­fähigkeit
• Offenheit und Fähigkeit, sich in neue Arbeits­bereiche schnell und intensiv einzuarbeiten
• Flexibilität, Vertrauens­würdigkeit und Verschwiegenheit

Wünschenswert sind:

• praktische Verwaltungserfahrung sowie Kenntnisse im Bereich Büro­organisation
• Fachwissen im Bereich der BHO und des BRKG

Bezahlung

Die Eingruppierung erfolgt in Entgeltgruppe 6 TVEntgO des Bundes, soweit die persönlichen Anforderungen erfüllt sind. Zusätzlich kann eine außertarifliche Zulage in Höhe von 400,- € monatlich für die Dauer der Tätigkeit gezahlt werden.

Das Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung ist ein moderner, zukunfts­sicherer und familien­freundlicher Arbeit­geber mit allen Vor­zügen des öffentlichen Dienstes. Hierfür wurden wir wieder­holt durch das audit berufundfamilie zertifiziert.

Wir bieten unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern

• interessante und anspruchsvolle Aufgaben in einem kollegialen und familien­freundlichen Umfeld
• strukturierte Einarbeitung
• flexible Arbeitszeiten und ‑formen, wie beispiels­weise Gleitzeit von 6 Uhr bis 21 Uhr, individuelle Teilzeit­vereinbarungen, die auch mit mobilem Arbeiten kombiniert werden können
• persönliche und fachliche Entwicklungs­möglichkeiten durch ein umfassendes Fortbildungsangebot, unter anderem durch die Bundes­akademie für öffentliche Ver­waltung
• eine ergänzende Altersvorsorge (VBL) und Jahres­sonderzahlung für Tarif­beschäftigte sowie ver­mögens­wirksame Leistungen
• ein vergünstigtes Deutschland-Jobticket für den öffentlichen Personen­nahverkehr
• umfangreiches betriebliches Gesundheits­management