Büroassistenz / Sekretariat (m/w/d)

Die Stiftung Unabhängige Patientenberatung Deutschland (Stiftung UPD) ist eine gemeinnützige Institution, die Ratsuchenden kostenfrei umfassende Informationen und individuelle Beratung in gesundheitlichen und gesundheitsrechtlichen Fragen bietet. Unser Ziel ist es, allen Menschen in Deutschland Orientierung im Gesundheitssystem zu ermöglichen und sie zu informierten, selbstbestimmten Entscheidungen zu befähigen.

Aktuell befinden wir uns in der Aufbauphase und arbeiten daran, unser Beratungsangebot kontinuierlich zu erweitern und innovative Beratungsmethoden zu integrieren. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Person, die Verantwortung für die effiziente Organisation unseres Bürobetriebs übernimmt.

• Unterstützung der Geschäftsstelle bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Koordination und Planung von Terminen und Dienstreisen sowie Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen
• Bearbeitung von Korrespondenz
• Empfang und Betreuung von Gästen und Anfragen
• Organisation und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Projekten
• Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung

• Abgeschlossene Ausbildung: Eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation bildet die Grundlage Ihrer Arbeit bei uns.
• Erfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich: Idealerweise verfügen Sie über mehrjährige Erfahrung, die Sie bei uns einbringen können.
• MS-Office-Kenntnisse: Der Umgang mit den gängigen MS-Office-Programme (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) fällt Ihnen leicht.
• Organisationsfähigkeiten: Sie haben ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und tragen mit Ihrer strukturierten Arbeitsweise zu einem reibungslosen und effizienten Büroablauf bei.
• Kommunikationsstärke und Teamgeist: Sie schätzen die Zusammenarbeit im Team ebenso wie eigenverantwortliches Arbeiten. Klare und respektvolle Kommunikation, sowohl mit Kolleg:innen als auch mit externen Partnern, ist für Sie selbstverständlich.
• Flexibilität und Engagement: Sie lieben die Herausforderung eines modernen Umfelds und haben Spaß daran, sich neuen Aufgaben agil und mit vollem Einsatz zu stellen.
• Diskretion und Zuverlässigkeit: Sie gehen verantwortungsvoll mit vertraulichen Informationen um und legen großen Wert auf Diskretion.
• Notwendige Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung, Englischkenntnisse sind von Vorteil.

• Ein motivierendes und engagiertes Team in einem sinnstiftenden Arbeitsumfeld - wir arbeiten gemeinsam für unsere Vision
• Eine moderne, digitale Arbeitsumgebung
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten
• Eine Vergütung in Anlehnung an den TVöD, inklusive regelmäßiger Gehaltserhöhungen und Sonderleistungen
• Eine umfassende Einarbeitung mit einem Onboardingkonzept und einem Patenschaftsmodell
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten und ein zusätzliches Fortbildungsbudget
• In Kürze ziehen wir in moderne und gut erreichbare Büros und Besprechungsräume