Assistenz und Registraturverwaltung (w/m/d)

Beim Regierungspräsidium Freiburg sind zum nächstmöglichen Zeitpunkt mehrere unbefristete und befristete Stellen in Voll- oder Teilzeit zu besetzen als

Beschäftigte / Beschäftigter (w/m/d) in den Bereichen Assistenz und Registratur

Dienstort ist Freiburg. Die befristeten Stellenanteile stehen bis zum 31.12.2025 zur Verfügung zur Vertretung von Mitarbeitenden.

im Bereich Assistenz:

• Erstellen von Anschreiben und Bescheiden nach Vorlage;
• Anlegen und Pflegen von Listen; Zusammenstellung von Datenmaterial;
• Verwalten und Anpassen von Vordrucken und Mustern;
• Ausfertigung von Gebührenbescheiden und Auszahlungsanordnungen nach Anweisung;
• sonstige Assistenztätigkeiten (Postverkehr, Diktate, Terminverwaltung und -koordination, Telefondienst, Serviceaufgaben).

im Bereich Registratur:

• Erfassung des elektronischen und schriftlichen Posteingangs;
• Führung der elektronischen Akte, eigenständige Zuordnung und Registrierung des eingehenden Schriftguts nach Aktenplan;
• Verwaltung des Aktenbestands, Wiedervorlagemanagement, Archivierung und zeitbezogene Aussonderung von Akten.

Der konkrete Aufgabenzuschnitt richtet sich jeweils nach der betreuten Organisationseinheit. Änderungen bleiben vorbehalten.

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter, Rechtsanwaltsfachangestellte / Rechtsanwaltsfachangestellter, Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement oder Justizfachangestellte / Justizfachangestellter;
• sichere Beherrschung der gängigen MS Office-Programme sowie Bereitschaft und Fähigkeit, sich in weitere Programme einzuarbeiten;
• Zuverlässigkeit, Verschwiegenheit, ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit, Servicebereitschaft, Organisationsgeschick und freundliches Auftreten;
• sicheren Umgang mit der deutschen Sprache in Wort und Schrift.

Von Vorteil sind:

• Berufliche Erfahrungen im Assistenz- bzw. Registraturbereich einer Behörde.

• Eine interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit im öffentlichen Dienst;
• moderne Arbeitsbedingungen und ein engagiertes Team;
• sehr gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf, ausgewogene Work-Life Balance mit flexiblen Arbeitszeitregelungen;
• eine aufgeschlossene Hauskultur, vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten und ein attraktives betriebliches Gesundheitsmanagement;
• Unterstützung Ihrer nachhaltigen Mobilität (JobTicket BW, JobBike BW).

Schwerbehinderte Menschen werden bei insgesamt gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Die Beschäftigung richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Bei Vorliegen aller tariflichen und persönlichen Voraussetzungen erfolgt die Vergütung in Entgeltgruppe 5 TV-L.