Assistenz (m/w/d) im Vorstandsbüro

Assistenz (m/w/d) im Vorstandsbüro

• München

Wir machen Deutschlands Verwaltung digital.

Gestalte mit uns Software­lösungen für eine digitale und moderne Ver­waltung, die das Mit­einander von Bürger:innen und Ver­waltungen in Städten sowie Gemeinden organisieren – bayern- und bundes­weit.

Was erwartet Dich bei der AKDB?
Die Ver­waltung der AKDB stellt die gesamt­wirt­schaft­liche Stabilität sicher. In diesem Bereich befinden sich die zentralen Dienste Finanzen, Personal, Recht und Daten­schutz, Qualitäts­management, Prozess­management und Digitalisierung.

• Kalendermanagement: Du planst, koordinierst, synchronisierst und überwachst die Termine der Vor­stände und stellst sicher, dass alle Meetings effizient und pünktlich statt­finden.
• Travelmanagement: Du organisierst alle Geschäfts­reisen der Vor­stände, kümmerst Dich um Buchungen von Bahn, Flügen, Hotels und Transfers und stellst detaillierte Reise­pläne zusammen.
• Raumvor‑ und Nach­bereitung: Du bereitest Konferenz­räume für Meetings vor, sorgst für die not­wendige Technik und Materialien und bist nach den Meetings für das Aufräumen und die Nach­bereitung ver­antwortlich.
• Kommunikation: Du bist die zentrale Anlauf­stelle für interne und externe Anfragen und gewähr­leistest eine klare und effiziente Kommuni­kation.
• Digitale Kollaboration: Du bist fit in Microsoft 365 und organisierst alle wesent­lichen Büro­prozesse darüber.
• Doku­menten­management: Du verwaltest wichtige Doku­mente und erstellst, prüfst, archivierst diese sorg­fältig.
• Veranstaltungs­organisation: Du planst und organisierst Ver­anstaltungen und Events, von kleinen Team­meetings bis hin zu größeren Konferenzen.
• Unter­stützung des Teams: Du unter­stützt die Vor­stände und das Vor­stands­büro bei administrativen und organi­satorischen Aufgaben, bereitest Präsentationen vor und nimmst an Besprechungen teil.

• Eine abgeschlossene kauf­männische Ausbildung, Bachelor­studium oder eine vergleich­bare Quali­fikation
• Mehrjährige Berufs­erfahrung in einer ähnlichen Position, idealer­weise als Office-Manager (m/w/d) oder Team­assistenz (m/w/d)
• Starke Service‑ und Kundenorientierung
• Exzellente organisatorische Fähig­keiten und ein aus­geprägtes Zeit­management
• Kommunikationsstärke und die Fähig­keit, auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren
• Versierter Umgang mit Micro­soft 365 und anderen relevanten Software­lösungen
• Eigen­initiative, Zuverlässig­keit sowie eine pro­aktive und präzise Arbeits­weise

• Erlebe eine nahbare und werte­geprägte Führungs‑ und Unter­nehmens­kultur, die inno­vatives und eigen­verantwort­liches Arbeiten unter­stützt.
• Entscheide Dich für einen sicheren Arbeits­platz: Unsere Arbeits­verträge kommen mit einem attraktiven Gehalt und sind in der Regel unbefristet.
• Flexibles und familien­freundliches Arbeiten inklusive Gleitzeit.
• Genieße Dein Leben jenseits des Jobs: 30 Tage Urlaub plus drei bezahlte freie Tage sorgen für eine gute Work-Life-Balance.
• Entwickle Dich weiter: Studiere berufs­begleitend mit unserer Unter­stützung und lass Dich von Fort­bildungen, Talent Management und mehr auf Deinem Weg begleiten.
• Arbeite in angenehmer Umgebung mit bester Verkehrs­anbindung: Unsere modernen Büros liegen je nach Standort zentral und ver­fügen über Dach­terrasse, Tiefgarage etc.
• Genieße unsere Wohlfühl-Goodies: Profitiere von unseren Corporate Benefits, bspw. bezu­schusster Kinder­betreuung, ver­günstigtem Deutsch­land­ticket und wechselnden Mit­arbeiter­events.