Assistenz (m/w/d) für die Geschäftsstelle der wissenschaftlichen Ausschüsse des DAAD

„Wandel durch Austausch“ lautet das Motto des DAAD. Wir leben das, indem wir Studierenden aus Deutschland ein Studium im Ausland und ausländischen Studierenden ein Studium in Deutschland ermöglichen. Wir fördern Kooperationen zwischen deutschen und ausländischen Hochschulen. Daran arbeiten über 1.100 Mitarbeitende in Bonn, Berlin und den DAAD-Büros weltweit.

Sie haben Freude an administrativen Aufgaben, wollen über den Tellerrand schauen und interessieren sich für die weite Welt? Dann werden auch Sie Teil unseres starken Teams. Zu besetzen ist die Position

Assistenz (m/w/d) für die Geschäftsstelle der wissenschaftlichen Ausschüsse des DAAD

Organisationseinheit: SB01 - Vorstandsbüro
Standort: DAAD-Zentrale Bonn
TVöD-Entgeltgruppe: EG 9a (Bruttojahresgehalt rund 22.280,- € - 24.000,- €)
Voraussichtliches Besetzungsdatum: baldmöglichst
Anstellungsart: Unbefristet
Arbeitszeit: 19,5 Stunden pro Woche
Bewerbungsschluss: 05.01.2025
Stellencode: SB01EG9a

• Sie übernehmen überwiegend Assistenztätigkeiten für die Geschäftsstelle der wissenschaftlichen Ausschüsse. Dazu gehört u. a. die Bearbeitung des Post- und Maileingangs, Terminorganisation, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Rechercheaufgaben, Führen des Outlook-Kalenders sowie Aktenablage.
• Sie pflegen den Kontakt zu den Ausschussmitgliedern und organisieren, in Abstimmung mit der Pressestelle und der Kommunikationsabteilung, die externe Kommunikation rund um die Ausschüsse.
• Darüber hinaus sind Sie auch für die inhaltliche Zuarbeit, wie z. B. das Erstellen von Präsentationen oder das Verfassen von Schreiben, zuständig.
• Des Weiteren unterstützen Sie Ihr Team bei der Organisation der Gremiensitzungen (Vorstand, Kuratorium und Mitgliederversammlung).

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (kaufmännisch oder verwaltungsbezogen)
• Gutes sprachliches Ausdrucksvermögen, Stil- und Korrektursicherheit
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Produkten (Word, Excel, Outlook, Teams und PowerPoint), Webex und weiteren Internetanwendungen
• Ausgeprägter Sinn für die Aufbereitung und Präsentation von Informationen
• Bereitschaft zur raschen Einarbeitung in die Arbeitsabläufe des Hauses und im Büro für Geschäftsführung und Vorstand
• Umsicht und Sinn für Organisation und Planung, gutes Selbst- und Zeitmanagement
• Diskretion und gute Umgangsformen
• Zuverlässigkeit, Resilienz, Anpassungsfähigkeit, Engagement und Teamfähigkeit

Darüber hinaus wünschenswert sind:

• Erfahrung in der Büroorganisation bzw. im Sekretariat
• Kenntnisse der nationalen und internationalen Hochschullandschaft

Tarifvertrag: attraktives Gehalt nach TVöD Bund mit Jahressonderzahlung, 39-Stunden-Woche (bei Vollzeit) und 30 Tage Jahresurlaub (in einer 5-Tage-Woche), langfristige Absicherung durch betriebliche Altersvorsorge
Nachhaltige Mobilität: bezuschusstes Deutschlandticket, Nutzung der goFlux Mitfahr-App, gute Verkehrsanbindung, Dienstfahrräder, gute Fahrradinfrastruktur
Flexibles Arbeiten: verschiedene Arbeitszeitmodelle, weitreichende Gleitzeitregelungen sowie die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten
Weiterentwicklung: individuelle Fortbildung für Ihre berufliche Entwicklung
Gesundheitsförderung: Betriebssport, Sozialberatung, moderne Kantine, Gesundheitstage
Familienfreundliches Klima: Eltern-Kind-Zimmer, Plätze in der internationalen Kita Bonn
Zusammenarbeit: Wir bearbeiten unsere Aufgaben in kleinen Teams, die eng zusammenarbeiten und eine offene Kommunikationskultur pflegen.