Assistenz (m/w/d) der Bereichsleitung in der Abteilung Marketing des DAAD

„Wandel durch Austausch“ lautet das Motto des DAAD. Wir leben das, indem wir Studierenden aus Deutschland ein Studium im Ausland und ausländischen Studierenden ein Studium in Deutschland ermöglichen. Wir fördern Kooperationen zwischen deutschen und ausländischen Hochschulen. Daran arbeiten über 1.100 Mitarbeitende in Bonn, Berlin und den DAAD-Büros weltweit.

Werden Sie Teil unseres Teams beim DAAD und bringen Sie Ihre organisatorischen und administrativen Fähigkeiten ein, um unsere internationalen Bildungsprojekte erfolgreich zu unterstützen!

Assistenz (m/w/d) der Bereichsleitung in der Abteilung Marketing des DAAD

Standort: DAAD-Zentrale Bonn
TVöD-Entgeltgruppe: EG 7 (Bruttojahresgehalt 19,5 h/Woche: rund 19.964 € - 22.396 €)
Voraussichtliches Besetzungsdatum: baldmöglichst
Anstellungsart: unbefristet
Arbeitszeit: 19,5 Stunden pro Woche
Bewerbungsschluss: 19.01.2025
Stellencode: K2EG7

Im Bereich K2 - Marketing sind die Marketingaktivitäten des DAAD zur Internationalisierung des Studien- und Forschungsstandortes Deutschland angesiedelt. Hierbei handelt es sich insbesondere um drei große Imagekampagnen: „Study in Germany“, „Research in Germany“ zur weltweiten Bewerbung des Studien- bzw. Forschungsstandorts Deutschland und „studieren weltweit – ERLEBE ES!“ zur Steigerung der Auslandsmobilität deutscher Studierender. Zwei weitere Arbeitsbereiche sind die „Deutschen Wissenschafts- und Innovationshäuser“ (DWIH) und die Geschäftsstelle des Hochschulkonsortiums GATE-Germany. GATE-Germany bietet deutschen Hochschulen und Forschungseinrichtungen Unterstützung bei der Steigerung ihrer internationalen Wettbewerbsfähigkeit.

Sie haben Erfahrung im Office Management, sind freundlich, kommunikativ und arbeiten gerne service- sowie kundenorientiert? Dann bewerben Sie sich jetzt als Assistenz der Bereichsleitung Marketing und werden Teil unseres Teams.

• Sie übernehmen die Kalenderführung und Terminplanung für die Bereichsleitung und organisieren interne und externe Sitzungen und Meetings.
• Des Weiteren erstellen und pflegen Sie Übersichten, erledigen die Aktenablage und koordinieren Abfragen. Gemeinsam mit den anderen Assistenzen stellen Sie einen reibungslosen Ablauf der abteilungsinternen Kommunikation sicher.
• Sie unterstützen bei der Administration und externen Kommunikation des Hochschulkonsortiums GATE-Germany (gate-germany.de). Neben der Vorbereitung von Sitzungen, insbesondere für den GATE-Germany-Lenkungsausschuss und die AG Marketing, bearbeiten Sie Anträge von Neumitgliedern, führen Umlaufverfahren durch und stellen Rechnungen für Mitglieds- und Veranstaltungsbeiträge aus.
• Sie führen nach Vorgaben oder in Anlehnung an ähnliche, wiederkehrende Vorgänge eigenständig Schriftwechsel in deutscher und englischer Sprache.
• Ebenso kümmern Sie sich um die Organisation und Abrechnung von Dienstreisen der Bereichsleitung.
• Zu Ihrem Aufgabenbereich gehört auch die eigenständige Recherche von Themen und die Erstellung von Präsentationen und Berichten anhand vorhandener Informationen.

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (kaufmännisch oder verwaltungsbezogen)
• Ausgeprägte Serviceorientierung, Teamfähigkeit und Organisationstalent
• Zuverlässigkeit, Sorgfalt und Eigeninitiative
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Produkten (Word, Excel, Outlook, Teams, PowerPoint, OneNote, OneDrive etc.)
• Offenheit und Neugier für neue IT-Programme und Technologien
• Interesse am Thema Marketing, wie z. B. Kampagnen, Websites, Videos und Social Media
• Bereitschaft, sich rasch Kenntnisse über das deutsche Hochschulwesen, über die Arbeit des DAAD und seine wesentlichen Programme sowie über seine Organisationsstruktur anzueignen
• Deutschkenntnisse C1 (Sprachniveau nach dem Europäischen Referenzrahmen)
• Englischkenntnisse B2 (Sprachniveau nach dem Europäischen Referenzrahmen)

Darüber hinaus wünschenswert sind:

• Erste Erfahrung in der Organisation oder Durchführung von Veranstaltungen und Projekten
• Grundkenntnisse im Marketing

• Tarifvertrag: attraktives Gehalt nach TVöD Bund mit Jahressonderzahlung, 39-Stunden-Woche (bei Vollzeit) und 30 Tage Jahresurlaub (in einer 5-Tage-Woche), langfristige Absicherung durch betriebliche Altersvorsorge
• Nachhaltige Mobilität: bezuschusstes Deutschlandticket, gute Verkehrsanbindung, Dienstfahrräder, gute Fahrradinfrastruktur
• Flexibles Arbeiten: verschiedene Arbeitszeitmodelle, weitreichende Gleitzeitregelungen sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten besteht nach Absprache mit der Bereichsleitung
• Weiterentwicklung: individuelle Fortbildung für Ihre berufliche Entwicklung
• Gesundheitsförderung: Betriebssport, Sozialberatung, moderne Kantine, Gesundheitstage
• Familienfreundliches Klima: Eltern-Kind-Zimmer, Plätze in der internationalen Kita Bonn
• Zusammenarbeit: Wir bearbeiten unsere Aufgaben in kleinen Teams, die eng zusammenarbeiten und eine offene Kommunikationskultur pflegen.