Assistenz (m/w/d) der Amtsleitung

.... zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Assistenz (m/w/d) der Amtsleitung

für das Amt für Umwelt- und Verbraucherschutz

EG 8 TVöD

Das Amt für Umwelt- und Verbraucherschutz nimmt mit seinen 250 Mitarbeiter*innen vielseitige Aufgaben in den Bereichen Umwelt- und Klimaschutz, Verbraucher- und Tierschutz, der kommunalen Abfallwirtschaft und Straßenreinigung sowie des Betriebes der Düsseldorfer Wochenmärkte wahr. Hierbei wird das Amt ordnungsbehördlich, vorsorgend aber auch beratend tätig.

Gesucht wird eine Verstärkung für das Vorzimmer der Amtsleitung. Die Tätigkeiten sind vielfältig und abwechslungsreich und erfordern ein hohes Maß an Engagement, Zuverlässigkeit, Loyalität und Freude an der Kommunikation.

Es handelt sich hier um eine unbefristete Vollzeitstelle.

• Koordinierung und zum Teil eigenständige Bearbeitung der eingehenden Anfragen, Anliegen und Korrespondenzen
• Terminkoordination und Führen der Wiedervorlage
• Vorbereitung von Sitzungen und von Terminen, an denen die Amtsleitung teilnimmt
• Erstellung von Präsentationen, Fertigung von Protokollen
• Erfassung und Pflege der Arbeitszeit-/Urlaubs- und Krankheitszeiten der Mitarbeitenden
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben zur Unterstützung der Amtsleitung und Fachabteilungen.

• Verwaltungsfachachsfachangestellte*r oder Personen mit einer abgeschlossenen dreijährigen Berufsausbildung in einem für die Tätigkeit förderlichen Beruf (zum Beispiel Kaufleute für Büromanagement oder Rechtsanwaltsfachangestellte*r)
• mehrjährige Erfahrung in der Arbeit in einem Sekretariat oder einer Assistenzstelle beziehungsweise einer vergleichbaren Tätigkeit; Kenntnisse in der Kommunalverwaltung sind wünschenswert
• gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit, fundierte Rechtschreibkenntnisse sowie ein hohes Maß an Belastbarkeit
• gepflegtes, souveränes und freundliches Auftreten sowie Loyalität, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Teamfähigkeit, Sorgfalt und Organisationsgeschick
• gute Kenntnisse im Umgang mit der gängigen Standardsoftware (Outlook, MS-Teams, PowerPoint, Word, Excel) sowie die Bereitschaft und Fähigkeit sich in spezielle Softwareprogramme zeitnahe einzuarbeiten (unter anderem Session/Ratsinformationsdienst, E-Rechnungen, E-Akte).

Die Einstellung erfolgt unbefristet im Arbeitsverhältnis zu den Bedingungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD).

STBL1_DE