Assistenz Haus für Film und Medien (m/w/d)

Assistenz Haus für Film und Medien (m/w/d)

Wir suchen Sie für das Kulturamt der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist in Teilzeit (50 %) und befristet bis zum 31.12.2029 zu besetzen.

Das Haus für Film und Medien (HFM) soll in städtischer Trägerschaft auf rund 4.000 qm als ein offenes Haus betrieben werden, das die medialen Kompetenzen der Menschen und damit die gesellschaftliche Teilhabe stärkt. Es ist als analoger und digitaler Ort konzipiert, an dem sich die Bevölkerung aktiv mit dem Bewegtbild in all seinen Formen von der Vergangenheit bis zur Zukunft auseinandersetzen kann. Bisher sind folgende vier Geschäftsfelder definiert: Vermittlung / Bildung, Digitales HFM, Ausstellung / interaktives Bewegtbild und Kino.

Bereits während der Planungs- und Umsetzungsphase wird beim Kulturamt ein Planungsstab zur Betreuung des Projekts eingerichtet, der analog zum Fortschritt der Maßnahme sukzessive personell aufgestockt wird. Das Haus soll mit Eröffnung – voraussichtlich im Jahr 2029 – als städtischer Eigenbetrieb betrieben werden.

• Sie sind verantwortlich für allgemeine Sekretariatsaufgaben wie Postverteilung, Versand und Terminmanagement sowie für administrative und organisatorische Aufgaben, einschließlich der Erstellung und Pflege von Aufstellungen, Listen und Statistiken
• Sie sind für die Korrespondenz zuständig, geben schriftliche und telefonische Auskünfte, beantworten Anfragen von Bürger/-innen, E-Mails, gelbe Karten und Einladungen und erstellen formgerecht Schreiben für die Leitungsebene
• Sie organisieren Sitzungen und Besprechungen und erstellen die Protokolle
• Sie erfassen Gemeinderatsvorlagen und Stellungnahmen in ALLRIS
• außerdem sind Sie für die Beschaffung sowie die Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen in DIC / SAP sowie innerstädtische Verrechnungen zuständig
• Sie beantragen Verträge für Fremdpersonal und übernehmen die formale Abwicklung, einschließlich der Führung der Indexliste und der Auszahlung der Honorare

Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.

• abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung
• alternativ ist die Stelle auch für Interessierte geeignet, die aufgrund gleichwertiger Fähigkeiten und Erfahrungen über eine entsprechende Qualifikation verfügen
• möglichst einschlägige Berufserfahrung im administrativen Bereich, vorzugsweise in der öffentlichen Verwaltung
• sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen sowie Kenntnisse in SAP oder die Bereitschaft, sich in das Programm einzuarbeiten
• gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in der deutschen Sprache, freundliches Auftreten und Sensibilität im Umgang mit vielfältigen Akteur/-innen
• Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie eine selbständige und strukturierte Arbeitsweise

• Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten
• persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus
• Gesundheitsmanagement und Sportangebote
• ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV
• betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
• Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte – bis zu 150 €monatlich
• vergünstigtes Mittagessen

Wir bieten Ihnen eine Stelle der Entgeltgruppe 6 TVöD.