Assistenz Generalsekretariat (m/w/d) in Teilzeit 50%

Werte – Kultur – Frieden: Mit dem Ifa weltweit sinnstiftend wirken in Stuttgart und Berlin

Das ifa - Institut für Auslandsbeziehungen setzt sich gemeinsam mit Partnern weltweit ein für die Freiheit in Kunst, Forschung und Zivilgesellschaft und bringt Menschen zusammen, die sich für eine offene Gesellschaft engagieren. Dazu schafft es analoge und digitale Räume für Begegnung, Austausch, Aushandlung und Ko-Kreation. Es gibt Aktivist:innen, Künstler:innen und Wissenschaftler:innen eine Stimme, fördert Kooperationen und verfolgt seine Ziele verstärkt mit europäischen Partnern. Basierend auf seinen Kernkompetenzen Kunst, Forschung und Zivilgesellschaft baut es Netzwerke auf, um nachhaltige Wirkung zu erzielen. Das ifa wird gefördert vom Auswärtigen Amt, dem Land Baden-Württemberg und der Landeshauptstadt Stuttgart.An unseren Standorten in Stuttgart und Berlin sind 200 Mitarbeitende für uns tätig.

Als Assistent:in der Generalsekretärin gestalten Sie die Aktivitäten des ifa an der Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Präsident:in, den Gremien, dem Kollegium und externen Stakeholdern aus Politik und Gesellschaft mit.

Für die Geschäftsführung in Stuttgart suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet eine Assistenz Generalsekretariat (m/w/d) in Teilzeit (50%)

Sie unterstützen die Geschäftsführung in sämtlichen Geschäftsabläufen und bekommen dadurch einen tiefen Einblick in unsere weltweite Arbeit. Sie arbeiten in einem hochmotivierten Team, das ein wertschätzendes Miteinander lebt und so gemeinsam die Ziele des ifa verfolgt.

• Koordination des Büroablaufes und der Termine für die Geschäftsführung im Team
• Organisation, Planung und Abrechnung deutschlandweiter und internationaler Geschäftsreisen
• Organisation des Büros der Geschäftsführung im Team, Bearbeiten der digitalen und postalischen Korrespondenz, digitales Dokumentenmanagement
• Kontaktmanagement für die Geschäftsführung in Koordination mit den Fachabteilungen und -bereichen sowie dem Kommunikationsbereich des ifa
• Vor- und Nachbereiten und ggf. Begleitung von Besprechungen, Sitzungen, z.B. Gremiensitzungen, und Veranstaltungen der Geschäftsführung

• Ausbildung zum Kaufmann / zur Kauffrau für Büromanagement oder zum/zur Fremdsprachenkorrespondent:in oder vergleichbare Qualifikation
• mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Position, wie als Assistenz, im Sekretariat oder Vorzimmer
• professioneller, aufgeschlossener Umgang mit digitaler Bürokommunikation, darunter die gängigen MS-Office-Programme
• starke schriftliche und mündliche Kommunikations- und Ausdrucksfähigkeit auf Deutsch und Englisch
• repräsentatives Auftreten und teamorientierte Arbeitsweise
• Loyalität, Verantwortungsbewusstsein, Sorgfalt und Zuverlässigkeit sowie Flexibilität

• Sinnstiftende Tätigkeit in einer international tätigen Organisation, die interkulturellen Dialog fördert
• Sicherer Arbeitsplatz mit unbefristeter Anstellung im öffentlichen Dienst (TVöD-Bund, voraussichtlich EG 6)
• Partnerschaftliche & offene Arbeitsatmosphäre
• Moderne, familienfreundliche Arbeitsbedingungen (u. a. flexible Arbeitszeiten)
• Attraktive Zusatzleistungen:
  • Jahressonderzahlung & betriebliche Altersvorsorge (VBL-West)
  • Zuschuss zum VVS-Jobticket & Gesundheitsförderung
  • Individuelle Fort- & Weiterbildungsmöglichkeiten