Assistenz für die Geschäftsführung (m/w/d)

Gott sei Dank vor Ort – das ist unsere Vision. Wir als missio München ermöglichen über die Konti­nente hinweg Begegnung und verstehen uns als eine weltweite Gemeinschaft, die für Frieden und Gerech­tig­keit einsteht. Wir sind mit unserem Wirken nachhaltig und dauerhaft nahe bei den Men­schen in Afrika, Asien und Ozeanien vor Ort – auch dann, wenn sonst nichts mehr geht. Möchten Sie dabei sein?

Für unsere Geschäftsstelle in München suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit eine

Assistenz für die Geschäftsführung (m/w/d)

• Aktive Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung sowie der Geschäftsstelle bei orga­ni­sa­tor­ischen Angelegenheiten und Veränderungsprozessen
• Eigenverantwortliches Verwalten des Tagesablaufs (einschließlich Dienstreisen)
• Erstellen von Berichten, Statistiken, Präsentationen und Gesprächsunterlagen sowie Mitwirkung beim Jahresabschluss, der Haushaltsplanung und bei Prüfungen
• Koordination, Begleitung und Protokollierung der Sitzungen der Aufsichtsgremien von missio Mün­chen und Erstellung umfangreicher Sitzungsunterlagen
• Als Kommunikationsschnittstelle zu allen in- und externen Gesprächspartnern: Terminvereinbarung und Koordination, Vor- und Nachbearbeitung inkl. Protokollierung der Besprechungen
• Selbstständige Formulierung unterschriftsreifer Korrespondenz
• Strukturierte Bearbeitung, Bündelung und Priorisierung der täglichen Informationsflut und Ver­wal­tung der E-Mailpostfächer
• Vertrags­management und eigenständige, strukturierte und aktuelle Dokumentenverwaltung (online und offline)
• Enge Zusammenarbeit mit der Assistenz des Präsidenten und Übernahme der Vertretung
• Officemanagement für die Geschäftsstelle (mit Materialbeschaffung und Logistik)

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder ein einschlägiges Studium bzw. vergleichbare Kenntnisse aus Berufserfahrung
• Fundierte Kenntnisse in der Büroorganisation mit entsprechender Berufserfahrung auf Geschäfts­lei­tungs­ebene und kaufmännische/betriebswirtschaftliche Kompetenzen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. C1)
• Ausgeprägtes Gespür für Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Eigenständige, zuverlässige und sehr strukturierte Arbeitsweise, ausgeprägte kommunikative und soziale Kompetenzen sowie ein herzliches und offenes Auftreten
• Hohe Affinität für agile Arbeitsmethoden und moderne /digitale Office-Technologien, sichere Beherr­schung der MS-Office-Anwendungen

• eine sinnstiftende Tätigkeit auf der Basis christlichen Wirkens und Handelns
• flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, mobil zu arbeiten
• eine leistungsgerechte Vergütung nach TVöD/ABD mit allen sozialen Zusatzleistungen, z. B. arbeit­geber­finanzierte Altersvorsorge, Beihilfeversicherung, Fahrtkostenübernahme u. a.
• einen modernen Arbeitsplatz im Herzen von München mit sehr guter ÖPNV-Anbindung