Assistenz der Bürgermeisterin (w/m/d)
Magistrat der Stadt Oberursel
61440 Oberursel (Taunus), Deutschland
11.10.2024
Öffentlicher Dienst allgemein
Das Büro der Bürgermeisterin sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt
eine Assistenz der Bürgermeisterin (w/m/d)
Bei der Stelle handelt es sich um eine Vollzeitstelle, die nach Entgeltgruppe 9a TVöD, zuzüglich einer Vorzimmerzulage, vergütet wird. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.
- Terminplanung und -überwachung sowie Koordination der einzelnen Termine
- Verantwortliche und selbstständige Planung, Koordination und Organisation von Sitzungen, Empfängen, (repräsentativen) Terminen, Veranstaltungen usw.
- Gesamtverantwortung für die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen der Bürgermeisterin mit Vorstands- oder Aufsichtsratstätigkeiten
- Postaufbereitung und –nachbereitung, Bearbeitung von Wiedervorlagen
- Durchführung von Recherchen und Analysen zu aktuellen Themen und strukturierte Aufbereitung der Unterlagen
- Selbstständige Informationsbeschaffung, -bewertung und –weiterleitung
- Erarbeiten, Erfassen und Aufbereitung von Daten und Vorgängen
- Erstellung von Präsentationen
- Verfassen von Briefen und E-Mails für die interne und externe Korrespondenz
- Formulierung wiederkehrender Berichte und Bekanntmachungen
- Ablage und Aktenverwaltung
- Erste Anlaufstelle für Bürgerinnen und Bürger/Unternehmen/Politikerinnen und Politiker sowie Vereine
- Bearbeitung von Bürgerinnen- und Bürgeranfragen
- Buchung von Rechnungen
- Organisieren von Dienstreisen einschl. Reisekostenabrechnung
- Sonderaufgaben nach Weisung der Bürgermeisterin
- Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte, Kauffrau bzw. Kaufmann für Bürokommunikation, Management-Assistenz-Ausbildung oder Erfahrungen in einer vergleichbaren Position
- Sehr gute Kenntnisse aller gängigen MS-Office-Programme
- Kenntnisse der Finanzsoftware H&H sind wünschenswert
- Eigenständige Arbeitsweise, große Einsatzbereitschaft, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
- Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgeprägtes Organisationsgeschick
- Sehr gute kommunikative Fähigkeiten in Kombination mit einem freundlichen sowie souveränen Auftreten, Loyalität und absolute Verschwiegenheit
- Strukturiertes Arbeiten und sehr gute Selbstorganisation
- Gute Umgangsformen und ein gepflegtes Erscheinungsbild
- Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten mit Terminen am Abend wird vorausgesetzt.
- Unbefristeten Arbeitsvertrag
- Kostenloses Premium Job-Ticket für das RMV-Gebiet
- Flexible Arbeitszeitgestaltung zur guten Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben
- Zusätzliche, betriebliche Altersvorsorge
- Jährliches Leistungsentgelt
- Betriebliche Sozialarbeit
- Betriebliches Gesundheitsmanagement
- Möglichkeit einer Home-Office Vereinbarung nach der gültigen Dienstvereinbarung
- Fortbildungsmöglichkeiten
- Gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr