Assistenz der Bürgermeisterin (w/m/d)

Das Büro der Bürgermeisterin sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt

eine Assistenz der Bürgermeisterin (w/m/d)

Bei der Stelle handelt es sich um eine Vollzeitstelle, die nach Entgeltgruppe 9a TVöD, zuzüglich einer Vorzimmerzulage, vergütet wird. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.

• Terminplanung und -überwachung sowie Koordination der einzelnen Termine
• Verantwortliche und selbstständige Planung, Koordination und Organisation von Sitzungen, Empfängen, (repräsentativen) Terminen, Veranstaltungen usw.
• Gesamtverantwortung für die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen der Bürgermeisterin mit Vorstands- oder Aufsichtsratstätigkeiten
• Postaufbereitung und –nachbereitung, Bearbeitung von Wiedervorlagen
• Durchführung von Recherchen und Analysen zu aktuellen Themen und strukturierte Aufbereitung der Unterlagen
• Selbstständige Informationsbeschaffung, -bewertung und –weiterleitung
• Erarbeiten, Erfassen und Aufbereitung von Daten und Vorgängen
• Erstellung von Präsentationen
• Verfassen von Briefen und E-Mails für die interne und externe Korrespondenz
• Formulierung wiederkehrender Berichte und Bekanntmachungen
• Ablage und Aktenverwaltung
• Erste Anlaufstelle für Bürgerinnen und Bürger/Unternehmen/Politikerinnen und Politiker sowie Vereine
• Bearbeitung von Bürgerinnen- und Bürgeranfragen
• Buchung von Rechnungen
• Organisieren von Dienstreisen einschl. Reisekostenabrechnung
• Sonderaufgaben nach Weisung der Bürgermeisterin

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte, Kauffrau bzw. Kaufmann für Bürokommunikation, Management-Assistenz-Ausbildung oder Erfahrungen in einer vergleichbaren Position
• Sehr gute Kenntnisse aller gängigen MS-Office-Programme
• Kenntnisse der Finanzsoftware H&H sind wünschenswert
• Eigenständige Arbeitsweise, große Einsatzbereitschaft, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick
• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten in Kombination mit einem freundlichen sowie souveränen Auftreten, Loyalität und absolute Verschwiegenheit
• Strukturiertes Arbeiten und sehr gute Selbstorganisation
• Gute Umgangsformen und ein gepflegtes Erscheinungsbild
• Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten mit Terminen am Abend wird vorausgesetzt.

• Unbefristeten Arbeitsvertrag
• Kostenloses Premium Job-Ticket für das RMV-Gebiet
• Flexible Arbeitszeitgestaltung zur guten Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben
• Zusätzliche, betriebliche Altersvorsorge
• Jährliches Leistungsentgelt
• Betriebliche Sozialarbeit
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Möglichkeit einer Home-Office Vereinbarung nach der gültigen Dienstvereinbarung
• Fortbildungsmöglichkeiten
• Gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr