Assistent*in im Bürgermeisteramt

Karlsruhe – innovativ, jung und lebendig. UNESCO‑Stadt der Medienkunst, Stadt des Rechts, digitale Zukunfts­kommune. Führend in Technologie und Wissenschaft – eine weltoffene Stadt mit hoher Lebens­qualität und ausgezeichneter Mobilität. Attraktive Arbeitgeberin mit großer Jobsicherheit für nahezu 7.000 Mitarbeiter*innen. Mit vielfältigsten Berufen, immer für die Menschen in der Stadt.

Assistent*in im Bürgermeisteramt

Das Dezernat 4 – Erste Bürgermeisterin Gabriele Luczak-Schwarz – sucht Sie als Assistent*in zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit. Die Stelle bietet eine Bezahlung bis Entgeltgruppe 9a TVöD bei Vorliegen der entsprechenden Qualifikation. Aufgrund der hohen Anforderungen in diesem Bereich gewähren wir zusätzlich eine funktionsbedingte Zulage.

• Zentrale Organisation des Sekretariats
• Terminkoordination und ‑verfolgung, Erledigen sämtlicher anfallender Sekretariatsaufgaben für die Erste Bürgermeisterin und deren Dezernatsmitarbeitende im täglichen Arbeitsablauf
• Zentrale*r Ansprechpartner*in, auch telefonisch
• Bearbeiten des Postein- und Postausgangs sowie des Mailverkehrs
• Organisieren des Geschäftsablaufs mittels Wiedervorlage, digitalen Workflowmanagementsystemen sowie Registratur
• Unterstützung in der direkten Korrespondenz an Dritte in schriftlicher, telefonischer und persönlicher Form
• Empfang von Gästen und Besucher*innen
• Bestellwesen und Rechnungsprüfung

• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Einschlägige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich sowie idealerweise in der öffentlichen Verwaltung ist wünschenswert
• Loyalität, Zuverlässigkeit und Diskretion
• Hohes Maß an Selbstständigkeit und Vertrauenswürdigkeit
• Ausgeprägtes Organisationstalent
• Engagement und Flexibilität, auch hinsichtlich der Gestaltung der Arbeitszeit
• Gute Deutsch- und Rechtschreibkenntnisse
• Stilsicheres und freundliches Auftreten sowie hohe Kommunikationsfähigkeit
• Hohe Belastbarkeit, Teamfähigkeit und Kontaktfreude
• Kundenfreundlicher und konstruktiver Umgang mit Bürger*innen

• Einen interessanten und verantwortungsvollen Aufgabenbereich mit gesellschaftlicher Relevanz
• Flexible Arbeitszeitmodelle und die individuelle Balance von Beruf und Privatleben
• Einen eigenen Betriebskindergarten für Kinder von elf Monaten bis sechs Jahren
• Eine zukunftsorientierte Personalentwicklung mit attraktiven Weiterbildungsmöglichkeiten
• Eine betriebliche Altersversorgung
• Ein attraktives Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Kollegiale Zusammenarbeit im Team und ein Arbeitsklima orientiert an unseren Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit

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