Assistent*in der Amtsleitung
Stadt Karlsruhe
Karlsruhe, Deutschland
10.9.2024
Öffentlicher Dienst allgemein
UNESCO-Stadt der Medienkunst, Stadt des Rechts, digitale Zukunftskommune. Führend in Technologie und Wissenschaft – eine weltoffene Stadt mit hoher Lebensqualität und ausgezeichneter Mobilität. Attraktive Arbeitgeberin mit großer Jobsicherheit für nahezu 7 000 Mitarbeiter*innen. Mit vielfältigsten Berufen, immer für die Menschen in der Stadt.
Assistent*in der Amtsleitung
Das Schul- und Sportamt sucht Sie als Assistent*in der Amtsleitung zum nächstmöglichen Termin in Voll- oder Teilzeit (Tandem). Die Stelle bietet je nach Qualifikation und Berufserfahrung Entwicklungsmöglichkeiten bis Entgeltgruppe 9a TVöD.
- Sie bearbeiten sämtliche Verwaltungsaufgaben im Sekretariat der Amtsleitung selbstständig und sind zentrale Kontaktperson des Schul- und Sportamtes
- In enger Abstimmung mit der Amtsleitung regeln Sie den Geschäftsablauf des Sekretariats und koordinieren deren Termine
- Im Rahmen des zentralen Workfloweingangs im Dokumentenmanagementsystem Enaio leiten Sie Aufträge innerhalb des Amtes weiter und haben die damit verbundenen Termine im Blick
- Im Gremienmanagement, welches über das Ratsinformationssystem Session erfolgt, unterstützen Sie die Kolleg*innen aus den Fachbereichen
- Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
- Idealerweise haben Sie Berufserfahrung im Assistenzbereich und sind vielleicht bereits mit den Strukturen einer öffentlichen Verwaltung vertraut
- Sie sind ein Organisationstalent und kennen sich bestens in der MS Office-Welt aus, verfügen optimalerweise über Erfahrung in Enaio/Session und haben sehr gute Rechtschreibkenntnisse sowie eine stilsichere schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Neben einem sicheren und freundlichen Auftreten überzeugen Sie durch ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion
- Teamgeist gepaart mit ausgeprägter Selbstständigkeit zeichnen Sie aus
- Einen interessanten und verantwortungsvollen Aufgabenbereich mit gesellschaftlicher Relevanz
- Kinderbetreuungsmöglichkeiten in unserem Betriebskindergarten
- Eine zukunftsorientierte Personalentwicklung mit attraktiven Weiterbildungsmöglichkeiten
- Eine betriebliche Altersversorgung
- Ein attraktives Betriebliches Gesundheitsmanagement
- Kollegiale Zusammenarbeit im Team und ein Arbeitsklima orientiert an unseren Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit