Assistentin / Assistent der Institutsleitung (w/m/d)

Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und ver­mittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 9.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.

Wir suchen für das Institut für Nanotechnologie (INT) ab sofort unbefristet eine/einen

Assistentin / Assistenten der Institutsleitung (w/m/d)

Arbeitszeit zwischen 50 % und 100 %

Im Rahmen Ihrer Tätigkeit sind Sie für die Entlastung und proaktive Unter­stützung der geschäfts­führenden Instituts­direktorin und Abteilungs­leitung im opera­tiven, insbe­sondere im adminis­trativen und organi­satorischen Tages­geschäft zu­ständig. Wir erwarten eine große Eigen­ständigkeit in der Führung des Instituts­sekretariats, als auch bei der Erledigung der breitgefächerten Assistenzaufgaben. Außerdem unter­stützen Sie die Institutsdirektorin bei Ihren Tätigkeiten im Projekt­management. Im Einzelnen haben Sie folgende Aufgaben:

• Recherche und Zusammenstellung erforderlicher Daten/Informationen sowie entsprechende Vorauswahl nach spezifischen Drittmittelgebern
• Nachverfolgung des Umsetzungs­standes von festge­haltenen Beschlüssen aus Dienst­besprechungen
• Inhaltliche Vorbereitung von Besprechungen und Arbeits­sitzungen
• Erstellung von Präsentationen in deutscher und englischer Sprache sowie Über­setzung komplexer Texte
• Planung, Organisation und Durch­führung von nationalen und inter­nationalen Veranstal­tungen
• Planung und Organisation der Dienst­reisen der geschäfts­führenden Instituts­direktorin und wissen­schaft­lichen Abteilungs­leiterin
• Ansprechpartner für nationale und inter­nationale Oraganisationen sowie Personal- und Gäste­betreuung
• Terminmanagement inkl. Termin Vor- und Nach­bereitung, Archivierung, Pflege des Termin­kalenders der geschäfts­führenden Instituts­direktorin
• Dokumentation, Ablage und Wieder­vorlage
• Verwaltung und eigenständige Bearbeitung der Korres­pondenz
• Protokollführung der Abteilungs­leiter­sitzung
• Koordination von Promotions- und Habilitations­verfahren und adminis­trative Betreuung von Studierenden

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit langjähriger Berufs­erfahrung im Bereich Assistenz/Sekretariat. Sie über­zeugen durch eine eigen­ständige und selbst­verant­wort­liche Arbeits­weise, ein ausge­prägtes Organisationsgeschick und haben ein hohes Bewusst­sein für Verantwort­lichkeit, Vertraulich­keit, Diskretion und Loyalität. Darüber hinaus bringen Sie heraus­ragende Kommuni­kations­fähig­keiten mit und arbeiten gerne in einem inter­natio­nalen wissen­schaft­lichen Umfeld. Weiterhin sind Sie aufges­chlossen, engagiert und arbeiten gerne im Team. Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, idealer­weise SAP-Kenntnisse und ein stilsicherer Umgang mit der deutschen und englischen Sprache (schriftlich wie auch mündlich) runden Ihr Profil ab.

Teil bei der einzigen deutschen Exzellenz­universität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervor­ragenden Arbeits­bedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer ziel­gerichteten Einarbeitung sowie breit­gefächerten Weiterqualifizierungs­angeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeits­zeit­modellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeit­angeboten sowie Kinder- und Ferien­betreuungs­angeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein viel­seitiges Angebot in verschiedenen Mensen.

Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.