Assistent/-in der Amtsleitung (m/w/d)

Assistent/-in der Amtsleitung (m/w/d)

Wir suchen Sie für das Amt für Soziales und Teilhabe der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist in Teilzeit (50 %) und unbefristet zu besetzen.

Das Amt für Soziales und Teilhabe organisiert mit ca. 600 Mitarbeitenden vielfältige soziale Leistungen in der Landeshauptstadt Stuttgart. In sieben Abteilungen leisten motivierte und engagierte Teams einen wichtigen Beitrag für die soziale und gesellschaftliche Teilhabe aller Stuttgarter/-innen. Im Büro der Amtsleiterin koordinieren zwei Assistenzkräfte den dynamischen Arbeitsalltag. Sie sind verlässliche Ansprechpersonen für alle internen und externen Kontakte und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.

• Sie koordinieren amtsweit Arbeitsaufträge und Abfragen der Amtsleitung sowie eingehende Anfragen und Aufträge seitens des übergeordneten Referates für Soziales, Gesundheit und Integration
• Sie organisieren die interne und externe Kommunikation der Amtsleitung und interagieren selbständig telefonisch und schriftlich mit internen und externen Partner/-innen
• Sie sind für den Terminkalender der Amtsleitung verantwortlich, verwalten alle Anfragen und Terminwünsche und koordinieren deren Vorbereitung durch die Fachabteilungen
• Sie unterstützen bei der Gremienarbeit der Amtsleitung durch Vor- und Nachbereitung sowie beim Veranstaltungsmanagement amtsweiter Versammlungen
• Sie vernetzen sich mit den Sekretariaten in den Abteilungen des Amtes und entwickeln gemeinsam amtsweite Standards und Abläufe weiter

Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.

• abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation, bevorzugt mit mehrjähriger beruflicher Erfahrung im Assistenzbereich, einschlägige Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung ist von Vorteil
• Organisationsgeschick, eine zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise verbunden mit Freude an selbständiger Arbeit und kollegialer Zusammenarbeit
• fundierte PC-Kenntnisse, insb. MS-Office-Programme (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint)
• sehr gute Rechtschreibkenntnisse sowie ein sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift in der deutschen Sprache
• ein Höchstmaß an Loyalität und Diskretion sowie ein freundliches, sicheres und dienstleistungsorientiertes Auftreten mit sehr guten Umgangsformen
• große Einsatzfreude und souveräner Umgang mit Belastungsspitzen, verbunden mit zeitlicher Flexibilität

• einen zukunftssicheren Arbeitsplatz
• Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten
• persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus
• Gesundheitsmanagement und Sportangebote
• Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte - bis zu 150 € monatlich
• ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV
• betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
• vergünstigtes Mittagessen
• eine umfassende und strukturierte Einarbeitung

Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen aller persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe 8 TVöD.