Assistent/-in der Amtsleitung (m/w/d)

Assistent/-in der Amtsleitung (m/w/d) Wir suchen Sie für das Amt für Soziales und Teilhabe der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist in Teilzeit (50 %) und unbefristet zu besetzen. Das Amt für Soziales und Teilhabe organisiert mit ca. 600 Mitarbeitenden vielfältige soziale Leistungen in der Landeshauptstadt Stuttgart. In sieben Abteilungen leisten motivierte und engagierte Teams einen wichtigen Beitrag für die soziale und gesellschaftliche Teilhabe aller Stuttgarter/-innen. Im Büro der Amtsleiterin koordinieren zwei Assistenzkräfte den dynamischen Arbeitsalltag. Sie sind verlässliche Ansprechpersonen für alle internen und externen Kontakte und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft. Ein Job, der Sie begeistert Sie koordinieren amtsweit Arbeitsaufträge und Abfragen der Amtsleitung sowie eingehende Anfragen und Aufträge seitens des übergeordneten Referates für Soziales, Gesundheit und Integration Sie organisieren die interne und externe Kommunikation der Amtsleitung und interagieren selbständig telefonisch und schriftlich mit internen und externen Partner/-innen Sie sind für den Terminkalender der Amtsleitung verantwortlich, verwalten alle Anfragen und Terminwünsche und koordinieren deren Vorbereitung durch die Fachabteilungen Sie unterstützen bei der Gremienarbeit der Amtsleitung durch Vor- und Nachbereitung sowie beim Veranstaltungsmanagement amtsweiter Versammlungen Sie vernetzen sich mit den Sekretariaten in den Abteilungen des Amtes und entwickeln gemeinsam amtsweite Standards und Abläufe weiter Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten. Ihr Profil, das zu uns passt abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation, bevorzugt mit mehrjähriger beruflicher Erfahrung im Assistenzbereich, einschlägige Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung ist von Vorteil Organisationsgeschick, eine zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise verbunden mit Freude an selbständiger Arbeit und kollegialer Zusammenarbeit fundierte PC-Kenntnisse, insb. MS-Office-Programme (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint) sehr gute Rechtschreibkenntnisse sowie ein sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift in der deutschen Sprache ein Höchstmaß an Loyalität und Diskretion sowie ein freundliches, sicheres und dienstleistungsorientiertes Auftreten mit sehr guten Umgangsformen große Einsatzfreude und souveräner Umgang mit Belastungsspitzen, verbunden mit zeitlicher Flexibilität Freuen Sie sich auf einen zukunftssicheren Arbeitsplatz Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus Gesundheitsmanagement und Sportangebote Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte - bis zu 150 € monatlich ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung vergünstigtes Mittagessen eine umfassende und strukturierte Einarbeitung Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen aller persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe 8 TVöD. Noch Fragen? Für nähere Auskünfte zur Tätigkeit stehen Ihnen die Leiterin des Amts für Soziales und Teilhabe Franziska Vogel unter franziska.vogel@stuttgart.de oder der Koordinator für Qualität und Steuerung, Sebastian Mann, unter 0711 216-59045 oder sebastian.mann@stuttgart.de gerne zur Verfügung. Für personalrechtliche Fragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte an Anna Grothe unter 0711 216-59177 oder anna.grothe@stuttgart.de. Alle weiteren Informationen zu unseren vielfältigen Karrieremöglichkeiten finden Sie unterwww.stuttgart.de/karriere. Bewerbungen richten Sie bitte bis zum 28.11.2024 an unser Online-Bewerbungsportal. Falls eine Online-Bewerbung nicht möglich ist, können Sie uns Ihre Papierbewerbung unter Angabe der Kennzahl 50/0094/2024 an das Amt für Soziales und Teilhabe der Landeshauptstadt Stuttgart, Organisation und Personal, Eberhardstraße 33, 70173 Stuttgart senden. Wir begrüßen Bewerbungen von Schwerbehinderten und Gleichgestellten, diese werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt. Teilzeitarbeit ist bei allen Stellen möglich, sofern in der Ausschreibung nichts anderes angegeben ist. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. www.stuttgart.de/jobs