Arbeitsassistenzkraft (w/m/d) / Sekretär/in (m/w/d) für einen sehbehinderten Referatsleiter

in Saarbrücken

in Voll- oder Teilzeit

Vergütung: E 6 (TVöD Bund)

Referenzcode: P/2130/2024/86/98

Bewerbungsfrist: 7. Januar 2025

Die Generalzolldirektion (GZD) ist mit rund 48.000 Beschäftigten eine stetig wachsende und sehr vielseitige Verwaltung unter dem Dach des Bundesministeriums der Finanzen. Als moderne Steuer- und Wirtschaftsverwaltung generieren wir etwa die Hälfte der dem Bund zufließenden Steuern, bekämpfen aber auch Zollkriminalität im Rahmen der Strafverfolgung. Zur Zollverwaltung gehören die Generalzolldirektion als Bundesoberbehörde mit Hauptsitz in Bonn und weiteren Dienstsitzen sowie 41 Hauptzollämter und 8 Zollfahndungsämter, die insbesondere die operativen Aufgaben der Zollverwaltung wahrnehmen.

Wir suchen Verstärkung zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Erbringung von Unterstützungstätigkeiten (Assistivleistungen) für einen sehbehinderten Referatsleiter des Service Centers Saarbrücken, insbesondere:

Allgemeines Büromanagement:

• Kommunikation per Messenger- und Videodienste (derzeit Skype for Business), Telefon, E-Mail inklusive Beurteilung der Bedeutung und Priorisierung der Dringlichkeit und Wichtigkeit
• Durchführung der Schreibtätigkeiten (Korrespondenz, Aktenvermerke, Berichte) nach Weisung (Diktat, Vorlage etc)
• Ablagenführung, Verwaltung und Pflege von Akten (auch in Papierform) und Datenbanken
• Beurteilung der Bedeutung und Priorisierung (Dringlichkeit und Wichtigkeit) eingehen der Post, E-Mails und Telefonate

Allgemeine Organisation:

• Empfang und Betreuung von Besuchenden
• Besprechungen vorbereiten, organisieren und begleiten
• Protokollführung bei Sitzungen und Veranstaltungen
• Erstellung von Präsentationsunterlagen und Präsentationsfolien
• interne und externe Terminkoordination

Reisemanagement:

• Planung und Organisation von Dienstreisen zu Besprechungen, Tagungen und Sitzungen auch mit auswärtigem Verbleib
• Durchführung von meist planbaren Dienstreisen, insbesondere das Führen von Dienstkraftfahrzeugen und die Begleitung auf ÖPNV-, Bahn- und Flugreisen – auch mehrtägig mit auswärtigem Verbleib
• Begleitung und Unterstützung bei allen Besprechungen auf Weisung – auch mehrtägig mit auswärtigem Verbleib

Fachlicher Art:

• 10-Finger-Tastaturschreiben, Steno
• Vorbereitung von Schriftgut aller Art zur Aufbereitung in elektronische Dokumente sowie Vorlesen von nicht aufbereitungsfähigem Schriftgut
• Unterstützung bei der Verwendung (fachbezogener) IT-Anwendungen
• Unterstützung bei der Informationsgewinnung etwa mittels Internetrecherchen oder Fachliteratur/-datenbanken
• Recherchieren, Aufbereitung und Vorlesen schwieriger Texte (z.B. Gesetzestexte, Verwaltungsvorschriften, Rundschreiben, Schriftstücken in Akten etc.) mit Fachausdrücken, teilweise auch mit Illustrationen und Schaubildern, wobei diese detailliert in Worten zu beschreiben sind.

In Zeiten, in denen keine Assistenzarbeiten anfallen, können allgemeine Fachaufgaben zugewiesen werden.

Das erwarten wir von Ihnen:

• Erfolgreicher Abschluss der Angestelltenprüfung I oder erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen/verwaltenden Bereich oder vergleichender Abschluss mit den Schwerpunkten Recht oder Wirtschaft
• alternativ vergleichbare Fähigkeiten und Erfahrungen aufgrund mehrjähriger Berufserfahrung im entsprechenden Berufsbild
• versierter Umgang mit MS-Office Anwendungen
• Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis (Führerschein) Klasse B und Bereitschaft zum Führen von Dienstkraftfahrzeugen
• Bereitschaft zur Durchführung von bundesweiten Dienstreisen (mehrtätig und bundesweit)

Wir wünschen uns außerdem:

• Sicherheit im Umgang mit moderner Bürotechnik
• Vertrauenswürdigkeit und Verschwiegenheit
• Kenntnisse in der normgerechten und ansprechenden Gestaltung von Dokumenten
• Kenntnisse im Bereich Textformulierung, Protokollführung und Sekretariatskunde
• Erfahrung im Umgang mit blinden oder behinderten Menschen
• Fähigkeit zur selbständigen, sorgfältigen und zuverlässigen Arbeit
• Organisationsvermögen, Einsatzbereitschaft und Flexibilität
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• sehr gute Kommunikationsfähigkeit, hohe Leistungsmotivation, hohe Flexibilität bei unvorhergesehenen Ereignissen und Teamfähigkeit

• Einen sicheren und zukunftsorientierten Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
• eine familienbewusste und lebensphasenorientierte Personalpolitik (Auszeichnung mit dem Zertifikat audit berufundfamilie) durch vielfältige Modelle im Bereich Teilzeit und mobiles Arbeiten
• Training on the Job, um Sie an Ihre Aufgaben heranzuführen sowie stetige interne und externe Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• ein vergünstigtes Großkundenticket („Deutschland-Jobticket“) inkl. Arbeitgeberzuschuss